Calendly este o platformă de programare concepută pentru a permite utilizatorilor să programeze întâlniri mai eficient. Deși nu a fost concepută în mod special pentru educație, este un instrument excelent pentru educatorii care nu dispun de timp și care doresc să fie mai eficienți și să trimită mai puține e-mailuri pentru a programa întâlniri cu elevii sau colegii.

Am început recent să folosesc Calendly pentru a stabili întâlniri individuale cu studenții și pentru a programa interviuri pentru munca mea de jurnalist. Este ușor de utilizat și economisește mult timp, deoarece reduce numărul de e-mailuri pe care trebuie să le trimit pentru a programa o întâlnire - un câștig atât pentru mine, cât și pentru persoana cu care mă întâlnesc. De asemenea, îmi permite să programez întâlniri după orele de program, ceea ce reprezintă un avantaj imens atunci când încerc săsă se coordoneze cu studenții sau atunci când se lucrează pe mai multe fusuri orare.

Calendly oferă o versiune gratuită, precum și versiuni cu plată cu mai multe capabilități. Am constatat că versiunea gratuită de bază este suficientă pentru nevoile mele. Singura mea plângere este că procesul de înscriere a fost puțin confuz - ești înscris automat într-o versiune cu plată și vei primi un e-mail după câteva săptămâni în care ți se va spune că perioada de încercare gratuită s-a încheiat. Acest lucru m-a făcut să cred că pierd accesul la versiunea gratuită deCalendly, ceea ce nu a fost cazul.

În ciuda acestui obstacol, sunt foarte mulțumit de Calendly în general.

Ce este Calendly?

Calendly este un instrument de programare care pune la dispoziția utilizatorilor un link de calendar pe care îl pot partaja cu cei cu care doresc să se întâlnească. Destinatarii care deschid linkul vor vedea un calendar cu diverse intervale orare disponibile. După ce fac clic pe un interval orar, li se va cere să își furnizeze numele și adresa de e-mail, iar Calendly va genera apoi o invitație care va fi trimisă în calendarele ambilor participanți.

Calendly se interfațează cu toate aplicațiile majore de calendar, inclusiv Google, iCloud și Office 365, precum și cu aplicațiile standard de întâlniri video, cum ar fi Zoom, Google Meet, Microsoft Teams și Webex. Calendly este sincronizat cu Google Calendar, iar setările Calendly le oferă celor cu care mă întâlnesc posibilitatea de a alege între o întâlnire prin Google Meet sau de a furniza numărul lor de telefon pentru ca eu să îi sun. Opțiunea de aeste posibilă includerea unor platforme video diferite sau suplimentare, precum și configurarea astfel încât cei pe care îi întâlniți să vă sune.

Compania cu sediul în Atlanta a fost fondată de Tope Awotona și a fost inspirat de frustrarea sa în legătură cu toate e-mailurile care trebuiau trimise pentru a stabili întâlniri.

Care sunt cele mai bune caracteristici Calendly?

Versiunea gratuită a Calendly vă permite să programați un singur tip de întâlnire. De exemplu, eu am Calendly setat să programez doar întâlniri de o jumătate de oră. Pot ajusta timpul acelei întâlniri, dar nu pot cere oamenilor să programeze cu mine și o întâlnire de 15 minute sau de o oră. Nu am considerat că acesta este un dezavantaj, deoarece marea majoritate a întâlnirilor mele durează 20-30 de minute, dar cei care au nevoi mai variate de întâlniriar putea lua în considerare un abonament plătit.

Platforma vă permite, de asemenea, să limitați numărul de întâlniri pe zi, să setați cu cât timp înainte pot oamenii să vă programeze întâlniri și să introduceți pauze automate între întâlniri. De exemplu, nu las oamenii să programeze o întâlnire cu mai puțin de 12 ore înainte și am setat Calendly să lase cel puțin 15 minute între întâlniri. Această ultimă caracteristică funcționează cu întâlnirile din Calendly, dar dacă amalte evenimente din calendarul meu Google care nu au fost programate prin Calendly, această funcție nu se activează, din păcate. În afară de aceasta, integrarea dintre calendarul Google și Calendly este perfectă, din câte îmi dau seama.

În medie, estimez că Calendly îmi economisește între 5 și 10 minute pentru fiecare întâlnire programată, ceea ce se poate adăuga cu adevărat. Poate chiar mai semnificativ, mă scutește de a trimite e-mailuri după orele de program când cineva cu care încerc să mă întâlnesc mâine încearcă să ia legătura cu mine mai târziu în cursul serii. Cu Calendly, în loc să fie nevoie să tot verific e-mailurile, persoana pur și simplu programează întâlnirea și aceasta este configurată ca fiindfără probleme, ca și cum aș avea un asistent personal.

Există dezavantaje în utilizarea Calendly?

Am ezitat să folosesc Calendly o perioadă de timp pentru că mă temeam că voi ajunge să am zeci de întâlniri programate la ore nepotrivite. Acest lucru nu s-a întâmplat. Dacă nu cumva, mă trezesc cu mai puține întâlniri la ore nepotrivite pentru că programarea este mult mai eficientă. A trebuit să reprogramez câte un interviu ocazional pentru că am uitat de o zi de concediu sau pentru că am avut un conflict pe care nu l-am adăugat încă lacalendarul meu, dar acest lucru se întâmpla și atunci când îmi programam întâlnirile manual.

O altă preocupare ridicată pe social media este că trimiterea unui link Calendly către cineva este un fel de joc de putere - semnalând că timpul tău este mai valoros decât cel al persoanei cu care te întâlnești. Am primit multe link-uri Calendly sau alte platforme de programare similare în trecut și nu am perceput niciodată acest lucru în felul acesta. De asemenea, nu am întâlnit niciodată această preocupare în cercurile mele profesionale sau sociale.

Acestea fiind spuse, este posibil ca unora să nu le placă Calendly sau o platformă similară din diverse motive. Respect acest lucru, așa că întotdeauna includ un fel de dezmințire cu link-ul meu către Calendly, sugerând că putem programa un interviu în alt mod, dacă se preferă acest lucru.

Cât costă Calendly

Planul de bază este gratuit Cu toate acestea, puteți programa doar o singură durată de întâlnire și nu puteți programa evenimente de grup.

Prima opțiune de abonament plătit este opțiunea Esențial plan și costuri 8 dolari pe lună Vă permite să programați mai multe tipuri de întâlniri prin Calendly și oferă, de asemenea, funcționalitate de programare în grup și posibilitatea de a vizualiza parametrii reuniunilor.

The Profesional planul este 12 dolari pe lună și vine cu funcții suplimentare, inclusiv notificări text.

The 16 dolari pe lună Echipe oferă acces la Calendly pentru mai multe persoane.

Calendly Cele mai bune sfaturi & Trucuri

Anunță-i pe oameni că nu trebuie să folosească Calendly

Unora s-ar putea să nu le placă Calendly din orice motiv, așa că am o frază încorporată în aplicația mea de expansiune a textului care le oferă oamenilor o opțiune alternativă. Iată ce scriu: "Pentru ușurința programării, iată un link către Calendly al meu. Acest lucru vă va oferi opțiunea de a stabili un apel telefonic sau un apel video Google Meet. Dacă nu găsiți niciun slot care să se potrivească cu programul dvs. sau dacă preferați să stabiliți un timp pentru a vorbi la vechea...modă, vă rog să mă anunțați."

Puneți link-ul Calendly în semnătura dvs. de e-mail

O modalitate eficientă de a utiliza Calendly este să includeți un link către o întâlnire în semnătura dvs. de e-mail. Astfel, nu mai trebuie să copiați și să lipiți linkul, iar celor cărora le trimiteți e-mailuri le servește drept invitație pentru a stabili o întâlnire.

Ajustați-vă programul

Inițial, mi-am setat Calendly pentru munca mea de jurnalism între orele 8.00 și 16.00 în fiecare zi lucrătoare, ceea ce corespunde aproximativ cu orele mele de lucru. Cu toate acestea, mi-am dat seama de atunci că există anumite ore care sunt incomode pentru întâlniri și că este în regulă să le blochez. De exemplu, mi-am amânat cu 15 minute disponibilitatea celei mai timpurii întâlniri, pentru că mă descurc mai bine la întâlniri după ce am avut timp să îmi termincafea și verifică e-mailul de dimineață.

• Ce este Newsela și cum poate fi folosită pentru a preda? Sfaturi și trucuri
• Ce este Microsoft Sway și cum poate fi folosit pentru a preda? Sfaturi și trucuri