Calendly es una plataforma de programación diseñada para permitir a los usuarios programar reuniones de manera más eficiente. Aunque no está diseñada específicamente para la educación, es una gran herramienta para los educadores con poco tiempo que buscan ser más eficientes y enviar menos correos electrónicos para programar reuniones con estudiantes o colegas.

Hace poco empecé a utilizar Calendly para concertar reuniones individuales con estudiantes y programar entrevistas para mi trabajo como periodista. Es fácil de usar y me ahorra mucho tiempo, ya que reduce el número de correos electrónicos que tengo que enviar para programar una reunión, lo cual es una ventaja tanto para mí como para la persona con la que me reúno. También me permite programar reuniones fuera del horario de trabajo, lo cual es una gran ventaja cuando se trata decoordinarse con los estudiantes o cuando se trabaja en varias zonas horarias.

Calendly ofrece una versión gratuita, así como versiones de pago con más capacidades. He encontrado que la versión básica gratuita es suficiente para mis necesidades. Mi única queja es que el proceso de registro fue un poco confuso - se le inscribe automáticamente en una versión de pago y recibirá un correo electrónico después de unas semanas diciendo que su prueba gratuita ha terminado. Esto me hizo pensar que estaba perdiendo el acceso a la versión gratuita deCalendly, que no era el caso.

A pesar de este contratiempo, estoy muy satisfecho con Calendly en general.

¿Qué es Calendly?

Calendly es una herramienta de programación que proporciona a los usuarios un enlace a un calendario que pueden compartir con quienes deseen reunirse. Los destinatarios que abran el enlace verán un calendario con varias franjas horarias disponibles. Una vez que hagan clic en una franja horaria, se les pedirá que faciliten su nombre y correo electrónico, y Calendly generará entonces una invitación que se enviará a los calendarios de ambos participantes.

Calendly interactúa con las principales aplicaciones de calendario, como Google, iCloud y Office 365, así como con las aplicaciones estándar de reuniones de vídeo, como Zoom, Google Meet, Microsoft Teams y Webex. Mi Calendly está sincronizado con mi Google Calendar, y mi configuración de Calendly ofrece a las personas con las que me reúno la opción de reunirse a través de Google Meet o de facilitarme su número de teléfono para que les llame. La opción deIncluir plataformas de vídeo diferentes o adicionales está disponible, al igual que configurarlo para que las personas con las que te reúnas te llamen.

La empresa, con sede en Atlanta, fue fundada por Tope Awotona y se inspiró en su frustración por todos los correos electrónicos de ida y vuelta necesarios para organizar reuniones.

¿Cuáles son las mejores funciones de Calendly?

La versión gratuita de Calendly te permite programar un tipo de reunión. Por ejemplo, yo tengo mi Calendly configurado para programar reuniones de media hora solamente. Puedo ajustar el tiempo de esa reunión pero no puedo hacer que la gente programe una reunión de 15 minutos o de una hora conmigo. No he encontrado que esto sea un inconveniente ya que la gran mayoría de mis reuniones son de 20-30 minutos, pero aquellos con necesidades de reunión más variadas...".podría considerar una suscripción de pago.

La plataforma también le permite limitar el número de reuniones que toma por día, establecer con cuánto tiempo de antelación la gente puede programar reuniones con usted, e incorporar descansos automáticos entre reuniones. Por ejemplo, no dejo que la gente programe una reunión con menos de 12 horas de antelación y tengo mi Calendly configurado para dejar al menos 15 minutos entre las reuniones. Esta última característica funciona con las reuniones de Calendly, pero si tengoOtros eventos en mi calendario de Google que no se programaron a través de Calendly, esta función no se activa, por desgracia. Aparte de esto, la integración entre el calendario de Google y Calendly es perfecta por lo que puedo decir.

De media, calculo que Calendly me ahorra entre 5 y 10 minutos por reunión programada, lo que realmente puede sumar. Quizás aún más significativo es que me libera de tener que enviar correos electrónicos a deshoras cuando alguien con quien estoy intentando reunirme mañana intenta conectar conmigo más tarde por la noche. Con Calendly, en lugar de tener que seguir comprobando el correo electrónico, la persona simplemente programa la reunión y ésta se configura comosuavemente como si tuviera un asistente personal.

¿Existen inconvenientes en el uso de Calendly?

Dudé en usar Calendly durante algún tiempo porque me preocupaba acabar con docenas de reuniones programadas a horas inoportunas. Eso no ha sucedido. En todo caso, me encuentro con menos reuniones a horas inoportunas porque la programación es mucho más eficiente. He tenido que reprogramar una entrevista ocasional porque me he olvidado de un día de vacaciones o tenía un conflicto que aún no había añadido ami calendario, pero eso también ocurría cuando programaba mis reuniones manualmente.

Otra preocupación planteada en redes sociales es que enviar un enlace de Calendly a alguien es un tipo de juego de poder, una señal de que tu tiempo es más valioso que el de la persona con la que vas a reunirte. En el pasado recibí muchos enlaces de Calendly o de plataformas de programación similares y nunca lo percibí así. Tampoco he encontrado esta preocupación en mis círculos profesionales o sociales.

Dicho esto, puede que a algunas personas no les guste Calendly o una plataforma similar por diversas razones, lo cual respeto, por lo que siempre incluyo algún tipo de descargo de responsabilidad con mi enlace a Calendly sugiriendo que podemos programar una entrevista de otra forma si así lo prefieren.

¿Cuánto cuesta Calendly?

El plan Básico es gratis Sin embargo, sólo puede programar una duración de reunión y no puede programar eventos de grupo.

La opción de suscripción de pago de primer nivel es el Esencial plan y costes 8 $ al mes Permite programar varios tipos de reuniones a través de Calendly y también ofrece funciones de programación de grupos y la posibilidad de consultar las métricas de las reuniones.

En Profesional plan es 12 $ al mes y viene con funciones adicionales que incluyen notificaciones de texto.

En 16 $ al mes Equipos proporciona acceso a Calendly a varias personas.

Los mejores consejos y trucos de Calendly

Informa a los usuarios de que no tienen que utilizar Calendly

Puede que a algunos no les guste Calendly por la razón que sea, así que tengo una frase integrada en mi aplicación de ampliación de texto que ofrece a la gente una opción alternativa. Esto es lo que escribo: "Para facilitar la programación, aquí tienes un enlace a mi Calendly. Esto te dará la opción de concertar una llamada telefónica o una videollamada de Google Meet. Si no encuentras ningún hueco que se ajuste a tu horario o prefieres concertar una hora para hablar a la antigua...".manera tradicional, por favor hágamelo saber".

Ponga su enlace de Calendly en la firma de su correo electrónico

Una forma eficaz de utilizar Calendly es incluir un enlace a una reunión en la firma de su correo electrónico, lo que le ahorrará tener que copiar y pegar el enlace y servirá de invitación para concertar una reunión con sus destinatarios.

Ajuste su horario

Al principio, configuré mi Calendly para mi trabajo periodístico de 8 a.m. a 4 p.m. cada día de la semana, lo que corresponde aproximadamente con mi horario. Sin embargo, desde entonces me he dado cuenta de que hay ciertas horas que son inconvenientes para las reuniones y está bien bloquearlas. Por ejemplo, he retrasado mi disponibilidad para la reunión más temprana en 15 minutos, porque llevo a cabo mejores reuniones una vez que he tenido tiempo de terminar micafé y consultar el correo electrónico de la mañana.

• ¿Qué es Newsela y cómo puede utilizarse para enseñar? Consejos y trucos
• ¿Qué es Microsoft Sway y cómo puede utilizarse para enseñar? Consejos y trucos