Calendly is een planningsplatform dat is ontworpen om gebruikers efficiënter vergaderingen te laten plannen. Hoewel het niet specifiek is ontworpen voor het onderwijs, is het een geweldig hulpmiddel voor docenten met weinig tijd die efficiënter willen werken en minder e-mails willen sturen om vergaderingen met studenten of collega's te plannen.

Ik gebruik Calendly sinds kort om één-op-één gesprekken te voeren met studenten en om interviews in te plannen voor mijn werk als journalist. Het is gemakkelijk te gebruiken en bespaart veel tijd, omdat ik minder e-mails hoef te sturen om een afspraak in te plannen - een voordeel voor zowel mij als degene met wie ik afspreek. Het stelt me ook in staat om afspraken na werktijd in te plannen, wat een enorm voordeel is als ik probeer omcoördineren met studenten of wanneer je in verschillende tijdzones werkt.

Calendly biedt een gratis versie, maar ook betaalde versies met meer mogelijkheden. Ik vond de gratis basisversie voldoende voor mijn behoeften. Mijn enige klacht is dat het aanmeldingsproces een beetje verwarrend was - je wordt automatisch ingeschreven in een betaalde versie en krijgt na een paar weken een e-mail waarin staat dat je gratis proefperiode voorbij is. Hierdoor dacht ik dat ik de toegang tot de gratis versie van Calendly verloor.Calendly, wat niet het geval was.

Ondanks deze hik, ben ik erg tevreden over Calendly.

Wat is Calendly?

Calendly is een planningshulpmiddel dat gebruikers een agendalink geeft die ze kunnen delen met degenen met wie ze willen afspreken. Ontvangers die de link openen, zien een kalender met verschillende beschikbare tijdsloten. Zodra ze op een tijdslot klikken, worden ze gevraagd hun naam en e-mailadres op te geven, en Calendly genereert dan een uitnodiging die naar de agenda's van beide deelnemers wordt gestuurd.

Calendly werkt samen met alle belangrijke agenda-apps, waaronder Google, iCloud en Office 365, en ook met de standaard applicaties voor videovergaderingen zoals Zoom, Google Meet, Microsoft Teams en Webex. Mijn Calendly is gesynchroniseerd met mijn Google Agenda, en mijn Calendly-instellingen geven degenen met wie ik afspreek de keuze tussen een vergadering via Google Meet of het opgeven van hun telefoonnummer dat ik kan bellen. De optie vanHet opnemen van verschillende of extra videoplatforms is mogelijk, evenals het instellen dat degenen die u ontmoet u bellen.

Het in Atlanta gevestigde bedrijf werd opgericht door Tope Awotona en werd geïnspireerd door zijn frustratie met alle heen-en-weer e-mails die nodig zijn om vergaderingen op te zetten.

Wat zijn de beste Calendly functies?

Met de gratis versie van Calendly kun je maar één soort vergadering plannen. Ik heb mijn Calendly bijvoorbeeld zo ingesteld dat ik alleen vergaderingen van een half uur kan plannen. Ik kan de tijd van die vergadering aanpassen, maar kan mensen niet ook een vergadering van 15 minuten of een uur met mij laten plannen. Ik heb dit niet als een nadeel ervaren, omdat de overgrote meerderheid van mijn vergaderingen 20-30 minuten duren, maar degenen met meer gevarieerde vergaderbehoeften...zou een betaald abonnement kunnen overwegen.

Met het platform kun je ook het aantal vergaderingen per dag beperken, instellen hoe ver van tevoren mensen vergaderingen met je kunnen plannen, en automatische pauzes tussen vergaderingen inbouwen. Ik laat mensen bijvoorbeeld geen vergaderingen plannen die minder dan 12 uur van tevoren plaatsvinden en heb mijn Calendly zo ingesteld dat er minstens 15 minuten tussen vergaderingen zitten. Deze laatste functie werkt met Calendly-vergaderingen, maar als ikandere gebeurtenissen in mijn Google agenda die niet via Calendly zijn gepland, wordt deze functie helaas niet geactiveerd. Verder is de integratie tussen Google agenda en Calendly naadloos, voor zover ik kan zien.

Ik schat dat Calendly me gemiddeld 5 tot 10 minuten bespaart per geplande vergadering, wat echt kan oplopen. Misschien nog belangrijker, het bevrijdt me van het versturen van e-mails na de uren wanneer iemand die ik probeer te ontmoeten met morgen probeert te verbinden met mij later op de avond. Met Calendly, in plaats van te blijven controleren e-mail, de persoon gewoon plant de vergadering en het is ingesteld alsalsof ik een persoonlijke assistent had.

Zijn er nadelen aan het gebruik van Calendly?

Ik aarzelde een tijdje om Calendly te gebruiken omdat ik bang was dat ik zou eindigen met tientallen vergaderingen gepland op ongelegen tijdstippen. Dat is niet gebeurd. Als er iets, ik vind mezelf met minder vergaderingen op ongelegen uren, omdat de planning is zo veel efficiënter. Ik heb af en toe een interview opnieuw te plannen, omdat ik ben vergeten over een vakantie dag of had een conflict dat ik nog niet had toegevoegd aanmijn agenda, maar dat gebeurde ook als ik mijn vergaderingen handmatig inplande.

Een ander punt van zorg dat naar voren is gebracht op sociale media is dat het sturen van een Calendly-link naar iemand een soort machtsspel is - aangeven dat je tijd meer waard is dan de persoon met wie je afspreekt. Ik heb in het verleden veel Calendly- of soortgelijke planningsplatform-links ontvangen en heb het zelf nooit zo ervaren. Ik ben deze zorg ook nooit tegengekomen in mijn professionele of sociale kringen.

Ik respecteer dat, dus ik voeg altijd een soort disclaimer toe aan mijn Calendly-link waarin staat dat we een interview op een andere manier kunnen plannen als dat de voorkeur heeft.

Hoeveel kost Calendly?

Het Basisplan is gratis maar u kunt slechts één vergaderlengte plannen en geen groepsevenementen plannen.

De eerste optie met betaald abonnement is de Essentieel plan en kosten 8 dollar per maand. Hiermee kunt u meerdere soorten vergaderingen plannen via Calendly en biedt u ook groepsplanningsfuncties en de mogelijkheid om uw vergadergegevens te bekijken.

De Professioneel plan is 12 dollar per maand. en komt met extra functies zoals tekstmeldingen.

De $16 per maand Teams plan geeft meerdere mensen toegang tot Calendly.

Calendly beste tips & trucs

Laat mensen weten dat ze Calendly niet hoeven te gebruiken

Sommigen houden om wat voor reden dan ook niet van Calendly, dus heb ik een zin ingebouwd in mijn tekstuitbreidingsapp die mensen een alternatieve optie geeft. Dit is wat ik schrijf: "Voor het gemak van het plannen is hier een link naar mijn Calendly. Dit geeft u de optie om een telefoongesprek of Google Meet videogesprek op te zetten. Als u geen slots kunt vinden die met uw schema werken of liever een tijd afspreekt om de oude...manier, laat het me weten."

Zet uw Calendly-link in uw e-mailhandtekening

Een manier om Calendly efficiënt te gebruiken is om een link naar een vergadering op te nemen in je e-mailhandtekening. Dit bespaart je het kopiëren en plakken van de link, en dient als een uitnodiging om een vergadering te organiseren voor degenen die je mailt.

Verfijn uw planning

Aanvankelijk stelde ik mijn Calendly in op mijn journalistieke werk van 8.00 tot 16.00 uur elke werkdag, wat ongeveer overeenkomt met mijn uren. Sindsdien heb ik me echter gerealiseerd dat er bepaalde tijden zijn die ongelegen komen voor vergaderingen en het is goed om die te blokkeren. Ik heb bijvoorbeeld mijn vroegste beschikbaarheid voor vergaderingen met 15 minuten verschoven, omdat ik betere vergaderingen voer als ik tijd heb gehad om mijnkoffie en controleer de e-mail van de ochtend.

• Wat is Newsela en hoe kan het worden gebruikt om les te geven? Tips & trucs
• Wat is Microsoft Sway en hoe kan het worden gebruikt om les te geven? Tips & trucs