Calendly är en schemaläggningsplattform som är utformad för att låta användare planera möten mer effektivt. Även om den inte är särskilt utformad för utbildning är det ett bra verktyg för tidsbegränsade lärare som vill bli mer effektiva och skicka färre e-postmeddelanden för att planera möten med elever eller kollegor.

Jag började nyligen använda Calendly för att boka enskilda möten med studenter och för att boka intervjuer för mitt arbete som journalist. Det är enkelt att använda och en betydande tidsbesparing eftersom det minskar antalet e-postmeddelanden jag behöver skicka för att boka ett möte - en vinst för både mig och den jag träffar. Det låter mig också boka möten efter arbetstid, vilket är en stor fördel när man försökersamordna med studenter eller när du arbetar över flera tidszoner.

Calendly erbjuder en gratisversion samt betalversioner med fler funktioner. Jag tycker att den grundläggande gratisversionen är tillräcklig för mina behov. Mitt enda klagomål är att registreringsprocessen var lite förvirrande - du registreras automatiskt i en betalversion och får ett e-postmeddelande efter några veckor om att din gratisversion är över. Detta fick mig att tro att jag förlorade åtkomsten till gratisversionen avCalendly, vilket inte var fallet.

Trots denna hicka är jag överlag mycket nöjd med Calendly.

Vad är Calendly?

Calendly är ett schemaläggningsverktyg som ger användarna en kalenderlänk som de kan dela med dem de vill träffas med. Mottagare som öppnar länken ser en kalender med olika tillgängliga tidsluckor. När de klickar på en tidslucka uppmanas de att ange namn och e-postadress, och Calendly genererar sedan en inbjudan som skickas till båda deltagarnas kalendrar.

Calendly har gränssnitt mot alla större kalenderappar, inklusive Google, iCloud och Office 365, samt standardapplikationer för videomöten som Zoom, Google Meet, Microsoft Teams och Webex. Min Calendly är synkroniserad med min Google Kalender, och mina Calendly-inställningar ger dem jag träffar valet mellan ett möte via Google Meet eller att lämna sitt telefonnummer så att jag kan ringa. Möjligheten attDet går att inkludera olika eller ytterligare videoplattformar, och det går också att ställa in så att de du möter ringer dig.

Det Atlanta-baserade företaget grundades av Tope Awotona och inspirerades av sin frustration över alla fram-och-tillbaka-mejl som krävdes för att arrangera möten.

Vilka är de bästa Calendly-funktionerna?

I gratisversionen av Calendly kan du schemalägga en typ av möten. Jag har till exempel ställt in min Calendly på att endast schemalägga halvtimmesmöten. Jag kan justera tiden för det mötet men kan inte också låta människor schemalägga ett 15-minuters eller entimmesmöte med mig. Jag har inte tyckt att detta är en nackdel eftersom de allra flesta av mina möten är 20-30 minuter, men de med mer varierade mötesbehovkanske överväga en betald prenumeration.

Plattformen låter dig också begränsa antalet möten du tar per dag, ställa in hur långt i förväg människor kan boka möten med dig och bygga in automatiska pauser mellan möten. Till exempel låter jag inte människor boka ett möte mindre än 12 timmar i förväg och har min Calendly inställd för att lämna minst 15 minuter mellan mötena. Den senare funktionen fungerar med Calendly-möten, men om jag harandra händelser i min Google-kalender som inte planerats via Calendly aktiveras tyvärr inte denna funktion. Utöver detta är integrationen mellan Google-kalendern och Calendly sömlös såvitt jag kan se.

I genomsnitt uppskattar jag att Calendly sparar mig 5 till 10 minuter per planerat möte, vilket verkligen kan bli mycket. Kanske ännu viktigare är att det befriar mig från att behöva skicka e-post efter arbetstid när någon jag försöker träffa imorgon försöker få kontakt med mig senare på kvällen. Med Calendly, istället för att behöva fortsätta kontrollera e-post, planerar personen helt enkelt mötet och det konfigureras somsmidigt som om jag hade en personlig assistent.

Finns det nackdelar med att använda Calendly?

Jag tvekade länge att använda Calendly eftersom jag var orolig att jag skulle få dussintals möten inbokade på olämpliga tider. Det har inte hänt. Jag har snarare färre möten på olämpliga tider eftersom schemaläggningen är så mycket mer effektiv. Jag har varit tvungen att boka om en intervju ibland eftersom jag har glömt en semesterdag eller haft en konflikt som jag ännu inte hade lagt till i min lista över lediga dagar.min kalender, men det hände också när jag schemalade mina möten manuellt.

En annan fråga som togs upp på sociala medier är att skicka en Calendly-länk till någon är en typ av maktspel - att signalera att din tid är mer värdefull än den person du träffar. Jag har tidigare fått många Calendly- eller liknande schemaläggningsplattformslänkar och aldrig uppfattat det så själv. Jag har heller aldrig stött på denna oro i mina professionella eller sociala kretsar.

Med det sagt kanske vissa människor inte gillar Calendly eller en liknande plattform av olika anledningar. Jag respekterar det, så jag inkluderar alltid någon typ av ansvarsfriskrivning med min Calendly-länk som antyder att vi kan boka en intervju på annat sätt om det är att föredra.

Hur mycket kostar Calendly

Den grundläggande planen är fri Du kan dock bara schemalägga en möteslängd och kan inte schemalägga grupphändelser.

Det första betalda abonnemangsalternativet är Grundläggande plan och kostnader 8 USD per månad Det låter dig schemalägga flera olika typer av möten via Calendly och erbjuder även gruppschemaläggningsfunktioner och möjligheten att se dina mötesmätningar.

Den Professionell plan är 12 USD per månad och kommer med ytterligare funktioner inklusive textmeddelanden.

Den 16 USD per månad Team plan ger tillgång till Calendly för flera personer.

Calendly Bästa Tips & Tricks

Låt folk veta att de inte behöver använda Calendly

Vissa kanske inte gillar Calendly av någon anledning, så jag har en fras inbyggd i min text expander app som ger människor ett alternativ. Här är vad jag skriver: "För att underlätta schemaläggning här är en länk till min Calendly. Detta ger dig möjlighet att ställa in ett telefonsamtal eller Google Meet videosamtal. Om du inte kan hitta några tider som fungerar med ditt schema eller föredrar att ställa in en tid för att prata den gamlasätt, låt mig veta."

Lägg till din Calendly-länk i din e-postsignatur

Ett sätt att använda Calendly effektivt är att inkludera en möteslänk i din e-postsignatur. Då behöver du inte kopiera och klistra in länken, och den fungerar som en inbjudan till att boka ett möte för dem du skickar e-post till.

Finjustera ditt schema

Från början ställde jag in min Calendly på att jag skulle arbeta med journalistik mellan kl. 08.00 och 16.00 varje vardag, vilket ungefär motsvarar mina arbetstider. Sedan dess har jag dock insett att det finns vissa tider som är obekväma för möten och att det är okej att blockera dem. Till exempel har jag flyttat fram min tidigaste mötestid med 15 minuter, eftersom jag har bättre möten när jag har haft tid att avsluta minkaffe och kolla morgonens e-post.

• Vad är Newsela och hur kan det användas i undervisningen? Tips och tricks
• Vad är Microsoft Sway och hur kan det användas i undervisningen? Tips och tricks