Calendly یک پلتفرم زمان‌بندی است که به کاربران اجازه می‌دهد جلسات را به‌طور کارآمدتر برنامه‌ریزی کنند. در حالی که به طور خاص برای آموزش طراحی نشده است، اما یک ابزار عالی برای مربیانی است که به دنبال کارایی بیشتر هستند و ایمیل های کمتری برای برنامه ریزی جلسات با دانش آموزان یا همکاران ارسال می کنند.

من اخیراً شروع به استفاده از Calendly برای تشکیل جلسات انفرادی با دانشجویان و برنامه ریزی مصاحبه برای کار خود به عنوان یک روزنامه نگار کردم. استفاده از آن آسان است و باعث صرفه جویی در زمان می شود زیرا تعداد ایمیل هایی را که برای برنامه ریزی یک جلسه باید ارسال کنم کاهش می دهد - یک پیروزی هم برای من و هم برای هر کسی که با او ملاقات می کنم. همچنین به من امکان می دهد جلسات را بعد از ساعت ها برنامه ریزی کنم، که در هنگام تلاش برای هماهنگی با دانش آموزان یا هنگام کار در چندین منطقه زمانی، مزیت بزرگی است.

Calendly یک نسخه رایگان و همچنین نسخه های پولی با قابلیت های بیشتر را ارائه می دهد. من نسخه رایگان اولیه را برای نیازهای من کافی یافتم. تنها شکایت من این است که فرآیند ثبت نام کمی گیج کننده بود - شما به طور خودکار در نسخه پولی ثبت نام می کنید و پس از چند هفته ایمیلی دریافت خواهید کرد که می گوید دوره آزمایشی رایگان شما به پایان رسیده است. این باعث شد فکر کنم که دسترسی به نسخه رایگان Calendly را از دست می دهم، که اینطور نبود.

علی‌رغم این مشکل، در کل از Calendly بسیار راضی هستم.

Calendly چیست؟

Calendly یک ابزار زمانبندی است که پیوند تقویمی را در اختیار کاربران قرار می دهد که می توانند به اشتراک بگذارندبا کسانی که می خواهند با آنها ملاقات کنند. دریافت‌کنندگانی که پیوند را باز می‌کنند، تقویمی با زمان‌های مختلف در دسترس خواهند دید. هنگامی که آنها روی یک شکاف زمانی کلیک کردند، از آنها خواسته می شود نام و ایمیل خود را ارائه دهند و Calendly دعوت نامه ای ایجاد می کند که به تقویم هر دو شرکت کننده ارسال می شود.

Calendly با همه برنامه‌های اصلی تقویم، از جمله Google، iCloud، و Office 365، و همچنین برنامه‌های استاندارد جلسه ویدیویی مانند Zoom، Google Meet، Microsoft Teams و Webex رابط دارد. My Calendly با Google Calendar من همگام‌سازی می‌شود و تنظیمات Calendly من به کسانی که ملاقات می‌کنم می‌توانند از طریق Google Meet یک جلسه را انتخاب کنند یا شماره تلفن خود را برای تماس با من ارائه دهند. گزینه گنجاندن پلتفرم‌های ویدیویی مختلف یا اضافی، و همچنین تنظیم آن به گونه‌ای که کسانی که ملاقات می‌کنید با شما تماس بگیرند، در دسترس است.

شرکت مستقر در آتلانتا توسط Tope Awotona تأسیس شد و از ناامیدی او از همه ایمیل‌های پشت سر هم که برای تنظیم جلسات لازم بود الهام گرفت.

بهترین ویژگی Calendly چیست؟

نسخه رایگان Calendly به شما امکان می دهد یک نوع جلسه را برنامه ریزی کنید. به عنوان مثال، من Calendly خود را طوری تنظیم کرده ام که فقط جلسات نیم ساعته را برنامه ریزی کند. می‌توانم زمان آن جلسه را تنظیم کنم، اما نمی‌توانم از مردم بخواهم یک جلسه ۱۵ دقیقه‌ای یا یک ساعته با من برنامه‌ریزی کنند. من این را به عنوان یک اشکال ندیدم زیرا اکثریت قریب به اتفاق جلسات من 20-30 دقیقه است، امابا نیازهای ملاقات متنوع تر، ممکن است یک اشتراک پولی در نظر بگیرید.

این پلتفرم همچنین به شما امکان می‌دهد تعداد جلساتی را که در روز می‌برید محدود کنید، از قبل تعیین کنید که افراد چقدر می‌توانند جلسات را با شما برنامه‌ریزی کنند، و وقفه‌های خودکار بین جلسات ایجاد کنید. برای مثال، من به مردم اجازه نمی‌دهم جلسه‌ای را کمتر از ۱۲ ساعت قبل برنامه‌ریزی کنند و Calendly من حداقل ۱۵ دقیقه بین جلسات بگذارد. این ویژگی اخیر با جلسات Calendly کار می‌کند، اما اگر رویدادهای دیگری در تقویم Google خود داشته باشم که از طریق Calendly برنامه‌ریزی نشده‌اند، متأسفانه این ویژگی فعال نمی‌شود. فراتر از این، تا آنجا که من می توانم بگویم ادغام بین تقویم گوگل و Calendly یکپارچه است.

به طور متوسط، تخمین می زنم Calendly برای هر جلسه برنامه ریزی شده 5 تا 10 دقیقه در وقت من صرفه جویی می کند، که واقعاً می تواند این مقدار را جمع کند. شاید مهم‌تر از آن، من را از ارسال ایمیل‌ها پس از ساعت‌هایی که فردی که می‌خواهم فردا با او ملاقات کنم سعی می‌کند بعد از ظهر با من ارتباط برقرار کند، آزاد می‌کند. با Calendly، به‌جای اینکه مجبور باشد ایمیل را مدام چک کند، فرد به سادگی جلسه را برنامه‌ریزی می‌کند و به همان راحتی تنظیم می‌شود که گویی من یک دستیار شخصی دارم.

آیا استفاده از Calendly دارای اشکالاتی است؟

مدتی در استفاده از Calendly تردید داشتم زیرا نگران بودم که ده‌ها جلسه در زمان‌های نامناسب برنامه‌ریزی شده داشته باشم. این اتفاق نیفتاده است. در هر صورت، من خودم را با جلسات کمتری می بینمدر ساعات نامناسب، زیرا برنامه ریزی بسیار کارآمدتر است. من مجبور شدم یک مصاحبه گاه به گاه را دوباره برنامه ریزی کنم زیرا یک روز تعطیلات را فراموش کرده ام یا درگیری داشتم که هنوز به تقویم خود اضافه نکرده بودم، اما زمانی که جلساتم را به صورت دستی برنامه ریزی می کردم این اتفاق می افتاد.

یکی دیگر از نگرانی‌های مطرح شده در رسانه‌های اجتماعی این است که ارسال پیوند Calendly به شخصی نوعی بازی قدرت است - نشان می‌دهد که وقت شما از شخصی که با او ملاقات می‌کنید ارزشمندتر است. من بسیاری از پیوندهای پلتفرم برنامه ریزی Calendly یا مشابه را در گذشته دریافت کردم و خودم هرگز آن را به این شکل درک نکردم. من همچنین هرگز با این نگرانی در محافل حرفه ای یا اجتماعی خود مواجه نشده ام.

گفته شد، برخی از افراد ممکن است Calendly یا پلتفرم مشابه را به دلایلی دوست نداشته باشند. من به آن احترام می گذارم، بنابراین همیشه نوعی سلب مسئولیت را با پیوند Calendly خود وارد می کنم که نشان می دهد در صورت تمایل می توانیم مصاحبه را به روش دیگری برنامه ریزی کنیم.

هزینه Calendly چقدر است

طرح اولیه رایگان است، با این حال شما فقط می توانید یک جلسه را برنامه ریزی کنید و نمی توانید رویدادهای گروهی را برنامه ریزی کنید.

گزینه اشتراک پولی ردیف اول، طرح Essential است و 8 دلار در ماه هزینه دارد . این به شما امکان می دهد چندین نوع جلسه را از طریق Calendly برنامه ریزی کنید و همچنین عملکرد زمان بندی گروهی و امکان مشاهده معیارهای جلسه خود را ارائه می دهد.

طرح حرفه ای 12 دلار استدر هر ماه و دارای ویژگی های اضافی از جمله اعلان های متنی است.

طرح 16 دلار در ماه Teams دسترسی به Calendly را برای چندین نفر فراهم می کند.

بهترین نکات Calendly & ترفندها

به مردم اجازه دهید بدانند که مجبور نیستند از Calendly استفاده کنند

برخی ممکن است Calendly را به هر دلیلی دوست نداشته باشند، بنابراین من یک عبارت در برنامه توسعه دهنده متن خود دارم که به مردم یک گزینه جایگزین می دهد. در اینجا چیزی است که من می نویسم: "برای سهولت برنامه ریزی در اینجا یک پیوند به Calendly من است. این گزینه به شما امکان برقراری تماس تلفنی یا تماس ویدیویی Google Meet را می دهد. اگر هیچ جایگاهی پیدا نکردید که مطابق با برنامه شما باشد یا ترجیح می دهید زمانی را برای صحبت کردن به روش قدیمی تعیین کنید، لطفاً به من اطلاع دهید."

پیوند Calendly خود را در امضای ایمیل خود قرار دهید

یک راه برای استفاده مؤثر از Calendly این است که پیوند جلسه را در امضای ایمیل خود قرار دهید. این باعث می‌شود که مجبور نشوید پیوند را کپی و جای‌گذاری کنید و به عنوان دعوتی برای راه‌اندازی جلسه برای کسانی که ایمیل می‌فرستید عمل می‌کند.

برنامه خود را دقیق تنظیم کنید

در ابتدا، Calendly خود را از ساعت 8 صبح تا 4 بعد از ظهر به کار روزنامه نگاری خود اختصاص دادم. هر روز هفته، که تقریباً با ساعات کاری من مطابقت دارد. با این حال، از آن زمان متوجه شدم که زمان‌های خاصی وجود دارد که برای جلسات ناخوشایند است و مانع از آن می‌شود. به عنوان مثال، من اولین جلسه در دسترس بودن خود را 15 دقیقه عقب انداخته ام، زیرا یک بار جلسات بهتری را برگزار می کنموقت داشتم قهوه ام را تمام کنم و ایمیل صبح را چک کنم.

• Newsela چیست و چگونه می توان از آن برای آموزش استفاده کرد؟ نکات & ترفندها
• Microsoft Sway چیست و چگونه می توان از آن برای آموزش استفاده کرد؟ نکات & ترفندها