Calendly on aikataulutusalusta, jonka avulla käyttäjät voivat aikatauluttaa kokouksia tehokkaammin. Vaikka sitä ei olekaan suunniteltu erityisesti koulutukseen, se on loistava työkalu aikapulassa oleville opettajille, jotka haluavat olla tehokkaampia ja lähettää vähemmän sähköposteja aikatauluttaakseen kokouksia oppilaiden tai kollegoiden kanssa.

Aloitin hiljattain käyttämään Calendlya kahdenkeskisten tapaamisten järjestämiseen opiskelijoiden kanssa ja haastattelujen aikatauluttamiseen toimittajan työtäni varten. Se on helppokäyttöinen ja säästää huomattavasti aikaa, sillä se vähentää sähköpostiviestien määrää, joita minun on lähetettävä tapaamisen aikatauluttamiseksi - voitto sekä itselleni että sille, jonka kanssa tapaan. Sen avulla voin myös aikatauluttaa tapaamisia työajan jälkeen, mikä on valtava etu, kun yritänkoordinoidaan opiskelijoiden kanssa tai työskenneltäessä eri aikavyöhykkeillä.

Calendly tarjoaa ilmaisen version sekä maksullisia versioita, joissa on enemmän ominaisuuksia. Minusta ilmainen Basic-versio riittää tarpeisiini. Ainoa valitukseni on, että rekisteröitymisprosessi oli hieman hämmentävä - olet automaattisesti rekisteröitynyt maksulliseen versioon ja saat muutaman viikon kuluttua sähköpostin, jossa kerrotaan, että ilmainen kokeilujakso on päättynyt. Tämä sai minut luulemaan, että menetin pääsyn ilmaiseen versioon.Calendly, mikä ei ollut totta.

Tästä ongelmasta huolimatta olen kaiken kaikkiaan erittäin tyytyväinen Calendlyyn.

Mikä on Calendly?

Calendly on aikataulutustyökalu, joka tarjoaa käyttäjille kalenterilinkin, jonka he voivat jakaa haluamilleen henkilöille. Linkin avaavat vastaanottajat näkevät kalenterin, jossa on erilaisia aikavälejä. Kun he klikkaavat aikaväliä, heitä pyydetään antamaan nimensä ja sähköpostinsa, ja Calendly luo kutsun, joka lähetetään molempien osallistujien kalentereihin.

Calendly on liitettävissä kaikkiin tärkeimpiin kalenterisovelluksiin, kuten Googleen, iCloudiin ja Office 365:een, sekä tavallisiin videokokoussovelluksiin, kuten Zoomiin, Google Meetiin, Microsoft Teamsiin ja Webexiin. Calendlyni on synkronoitu Google-kalenteriini, ja Calendlyn asetukset antavat tapaamilleni henkilöille mahdollisuuden valita, haluavatko he tavata minut Google Meetin kautta vai antavatko he puhelinnumeronsa minulle soitettavaksi. Vaihtoehtoeri tai ylimääräisten videoalustojen sisällyttäminen on mahdollista, samoin kuin sen asettaminen niin, että tapaamasi henkilöt soittavat sinulle.

Atlantassa sijaitsevan yrityksen perusti Tope Awotona ja inspiroitui hänen turhautumisestaan kokousten järjestämiseen tarvittaviin sähköpostiviesteihin.

Mitkä ovat Calendlyn parhaat ominaisuudet?

Calendlyn ilmaisversio sallii vain yhden kokoustyypin aikataulutuksen. Esimerkiksi minulla on Calendlyssäni vain puolen tunnin kokousten aikataulutus. Voin säätää kyseisen kokouksen aikaa, mutta en voi pyytää ihmisiä sopimaan kanssani 15 minuutin tai tunnin kokousta. En ole kokenut tätä haittaavaksi, koska valtaosa kokouksistani on 20-30 minuutin mittaisia, mutta ne, joilla on monipuolisempia kokoustarpeita, voivat käyttäävoisi harkita maksullista tilausta.

Alustan avulla voit myös rajoittaa kokousten määrää päivässä, määrittää, kuinka pitkälle etukäteen ihmiset voivat varata kokouksia kanssasi, ja rakentaa automaattisia taukoja kokousten välille. En esimerkiksi anna ihmisten varata kokousta alle 12 tuntia etukäteen, ja olen asettanut Calendlyni niin, että kokousten välissä on vähintään 15 minuuttia. Jälkimmäinen ominaisuus toimii Calendlyn kokousten kanssa, mutta jos minulla onmuita Google-kalenterissani olevia tapahtumia, joita ei ole ajoitettu Calendlyn kautta, tämä ominaisuus ei valitettavasti aktivoidu. Tämän lisäksi Google-kalenterin ja Calendlyn välinen integraatio on saumaton, sikäli kuin voin sanoa.

Arvioin, että Calendly säästää keskimäärin 5-10 minuuttia jokaista sovittua tapaamista kohden, mikä voi olla todella paljon. Ehkä vielä merkittävämpää on se, että se vapauttaa minut siitä, että minun ei tarvitse lähettää sähköpostia työajan jälkeen, kun joku, jonka kanssa yritän tavata huomenna, yrittää ottaa yhteyttä minuun myöhemmin illalla. Calendlyn avulla sen sijaan, että minun pitäisi jatkuvasti tarkistaa sähköpostia, henkilö yksinkertaisesti vain sopii tapaamisen, ja se on asetettusujuvasti kuin minulla olisi henkilökohtainen avustaja.

Onko Calendlyn käytössä haittoja?

Epäröin jonkin aikaa käyttää Calendlya, koska pelkäsin, että minulla olisi kymmeniä tapaamisia sopimattomaan aikaan. Näin ei ole käynyt. Minulla on pikemminkin vähemmän tapaamisia sopimattomaan aikaan, koska aikataulutus on paljon tehokkaampaa. Olen joutunut ajoittamaan satunnaisia haastatteluja uudelleen, koska olen unohtanut lomapäivän tai minulla on ollut konflikti, jota en ole vielä lisännyt...kalenteriini, mutta näin kävi myös silloin, kun suunnittelin kokoukseni manuaalisesti.

Toinen huolenaihe, joka otettiin esille sosiaalinen media on, että Calendly-linkin lähettäminen jollekulle on eräänlaista valtapeliä - osoitus siitä, että oma aikasi on arvokkaampaa kuin sen henkilön, jonka kanssa olet tapaamassa. Olen saanut aiemmin useita Calendly- tai vastaavanlaisen aikataulutusalustan linkkejä, enkä ole koskaan itse kokenut sitä näin. En ole myöskään koskaan törmännyt tähän huoleen ammatillisissa tai sosiaalisissa piireissäni.

Jotkut ihmiset eivät ehkä pidä Calendlystä tai vastaavasta alustasta mistä tahansa syystä. Kunnioitan sitä, joten liitän aina jonkinlaisen vastuuvapauslausekkeen Calendly-linkkiini, jossa ehdotan, että voimme sopia haastattelun toisella tavalla, jos se on parempi vaihtoehto.

Kuinka paljon Calendly maksaa

Perussuunnitelma on ilmainen , mutta voit kuitenkin ajoittaa vain yhden kokouksen pituuden, etkä voi ajoittaa ryhmätapahtumia.

Ensimmäisen tason maksullinen tilausvaihtoehto on Essential suunnitelma ja kustannukset 8 dollaria kuukaudessa Sen avulla voit aikatauluttaa monenlaisia kokouksia Calendlyn kautta, ja se tarjoaa myös ryhmäaikataulutoiminnot ja mahdollisuuden tarkastella kokousmittareita.

The Ammattilainen suunnitelma on 12 dollaria kuukaudessa ja siinä on lisäominaisuuksia, kuten tekstiviesti-ilmoitukset.

The 16 dollaria kuukaudessa Joukkueet suunnitelma tarjoaa useille henkilöille pääsyn Calendlyyn.

Calendly Parhaat vinkit & temput

Anna ihmisten tietää, ettei heidän tarvitse käyttää Calendlyä.

Jotkut eivät ehkä pidä Calendlystä jostain syystä, joten minulla on tekstinlaajennussovellukseeni sisäänrakennettu lause, joka antaa ihmisille vaihtoehtoisen vaihtoehdon. Kirjoitan näin: "Aikataulujen suunnittelun helpottamiseksi tässä on linkki Calendlyni. Tämä antaa sinulle mahdollisuuden sopia puhelun tai Google Meet -videopuhelun. Jos et löydä aikataulusi kanssa sopivia aikoja tai haluat mieluummin sopia puheluajankohdan vanhan-muodikkaalla tavalla, kerro minulle."

Laita Calendly-linkki sähköpostisi allekirjoitukseen

Yksi tapa käyttää Calendlyä tehokkaasti on sisällyttää kokouslinkki sähköpostisi allekirjoitukseen. Näin säästyt linkin kopioinnilta ja liittämiseltä, ja se toimii kutsuna kokouksen järjestämiseen niille, joille lähetät sähköpostia.

Hienosäädä aikataulusi

Alun perin asetin Calendlyssäni toimittajan työni ajaksi 8-16 joka arkipäivä, mikä vastaa suurin piirtein työaikaani. Olen kuitenkin sittemmin tajunnut, että on olemassa tiettyjä aikoja, jotka eivät sovi kokouksiin, ja ne on ihan ok sulkea pois. Olen esimerkiksi siirtänyt varhaisinta kokousaikaani 15 minuutilla, koska pidän parempia kokouksia, kun olen ehtinyt viimeistelemäänkahvia ja tarkistaa aamun sähköpostit.

• Mikä on Newsela ja miten sitä voidaan käyttää opetuksessa? Vinkkejä ja temppuja
• Mikä on Microsoft Sway ja miten sitä voidaan käyttää opetuksessa? Vinkkejä ja temppuja