Calendly là một nền tảng lên lịch được thiết kế để cho phép người dùng lên lịch các cuộc họp hiệu quả hơn. Mặc dù không được thiết kế dành riêng cho giáo dục, nhưng nó là một công cụ tuyệt vời dành cho các nhà giáo dục eo hẹp về thời gian, những người đang muốn làm việc hiệu quả hơn và gửi ít email hơn để lên lịch các cuộc họp với sinh viên hoặc đồng nghiệp.

Gần đây, tôi đã bắt đầu sử dụng Calendly để thiết lập các cuộc gặp trực tiếp với sinh viên và lên lịch phỏng vấn cho công việc của mình với tư cách là một nhà báo. Nó rất dễ sử dụng và tiết kiệm thời gian đáng kể vì nó cắt giảm số lượng email tôi cần gửi để lên lịch họp – một chiến thắng cho cả tôi và bất kỳ ai tôi gặp. Nó cũng cho phép tôi lên lịch các cuộc họp sau giờ làm việc, đây là một lợi thế rất lớn khi cố gắng phối hợp với sinh viên hoặc khi làm việc ở nhiều múi giờ.

Calendly cung cấp phiên bản miễn phí cũng như phiên bản trả phí với nhiều khả năng hơn. Tôi đã tìm thấy phiên bản miễn phí Cơ bản là đủ cho nhu cầu của mình. Khiếu nại duy nhất của tôi là quy trình đăng ký hơi khó hiểu – bạn tự động đăng ký phiên bản trả phí và sẽ nhận được email sau vài tuần thông báo rằng bản dùng thử miễn phí của bạn đã hết. Điều này khiến tôi nghĩ rằng mình đã mất quyền truy cập vào phiên bản miễn phí của Calendly, nhưng thực tế không phải vậy.

Mặc dù có trục trặc này, nhưng về tổng thể, tôi rất hài lòng với Calendly.

Calendly là gì?

Calendly là công cụ lập lịch cung cấp cho người dùng liên kết lịch mà họ có thể chia sẻvới những người họ muốn gặp. Người nhận mở liên kết sẽ thấy một lịch có sẵn nhiều khoảng thời gian khác nhau. Khi họ nhấp vào một khoảng thời gian, họ sẽ được yêu cầu cung cấp tên và email của mình, sau đó Calendly sẽ tạo một lời mời sẽ được gửi tới lịch của cả hai người tham gia.

Calenly giao diện với tất cả các ứng dụng lịch chính, bao gồm Google, iCloud và Office 365, cũng như các ứng dụng họp video tiêu chuẩn như Zoom, Google Meet, Microsoft Teams và Webex. Lịch của tôi được đồng bộ hóa với Lịch Google của tôi và cài đặt Lịch của tôi cung cấp cho những người tôi gặp lựa chọn cuộc họp qua Google Meet hoặc cung cấp số điện thoại của họ để tôi gọi. Có sẵn tùy chọn bao gồm các nền tảng video khác nhau hoặc bổ sung, cũng như thiết lập nó để những người bạn gặp gọi cho bạn.

Công ty có trụ sở tại Atlanta được thành lập bởi Tope Awotona và được truyền cảm hứng từ sự thất vọng của anh ấy với tất cả các email qua lại cần thiết để sắp xếp các cuộc họp.

Các tính năng Calendly tốt nhất là gì?

Phiên bản miễn phí của Calendly cho phép bạn lên lịch một loại cuộc họp. Chẳng hạn, tôi đã đặt Calendly của mình để chỉ lên lịch các cuộc họp kéo dài nửa giờ. Tôi có thể điều chỉnh thời gian của cuộc họp đó nhưng cũng không thể để mọi người lên lịch cho cuộc họp kéo dài 15 phút hoặc một giờ với tôi. Tôi không thấy đây là một nhược điểm vì phần lớn các cuộc họp của tôi kéo dài 20-30 phút, nhưng nhữngvới nhu cầu họp đa dạng hơn có thể xem xét đăng ký trả phí.

Nền tảng này cũng cho phép bạn giới hạn số lượng cuộc họp bạn thực hiện mỗi ngày, đặt trước khoảng thời gian mọi người có thể lên lịch cuộc họp với bạn và tạo thời gian nghỉ tự động giữa các cuộc họp. Ví dụ: tôi không cho phép mọi người lên lịch họp trước ít hơn 12 giờ và đặt Calendly của tôi để rời đi ít nhất 15 phút giữa các cuộc họp. Tính năng thứ hai này hoạt động với các cuộc họp Calendly, nhưng nếu tôi có các sự kiện khác trên lịch Google của mình không được lên lịch thông qua Calendly, thì thật không may, tính năng này không kích hoạt. Ngoài ra, việc tích hợp giữa lịch Google và Calendly diễn ra liền mạch theo như tôi có thể nói.

Trung bình, tôi ước tính Calendly tiết kiệm cho tôi từ 5 đến 10 phút cho mỗi cuộc họp đã lên lịch, điều này thực sự có thể cộng lại. Có lẽ thậm chí còn quan trọng hơn, nó giúp tôi không phải gửi email sau nhiều giờ khi ai đó mà tôi đang cố gắng gặp vào ngày mai cố gắng kết nối với tôi muộn hơn vào buổi tối. Với Calendly, thay vì phải tiếp tục kiểm tra email, người đó chỉ cần lên lịch cuộc họp và nó được thiết lập suôn sẻ như thể tôi có một trợ lý riêng.

Có những hạn chế khi sử dụng Calendly không?

Tôi đã do dự khi sử dụng Calendly trong một thời gian vì lo lắng rằng mình sẽ kết thúc với hàng tá cuộc họp được lên lịch vào những thời điểm không thích hợp. Điều đó đã không xảy ra. Nếu bất cứ điều gì, tôi thấy mình có ít cuộc họp hơnvào những giờ bất tiện vì lập lịch trình hiệu quả hơn rất nhiều. Tôi đã phải lên lịch lại một cuộc phỏng vấn không thường xuyên vì tôi quên mất một ngày nghỉ hoặc có một xung đột mà tôi chưa thêm vào lịch của mình, nhưng điều đó cũng sẽ xảy ra khi tôi lên lịch các cuộc họp của mình theo cách thủ công.

Một mối lo ngại khác được đưa ra trên mạng xã hội là việc gửi liên kết Calendly cho ai đó là một kiểu chơi quyền lực – báo hiệu rằng thời gian của bạn quý giá hơn người mà bạn sắp gặp. Trước đây, tôi đã nhận được nhiều liên kết đến nền tảng lập lịch trình Calendly hoặc tương tự và bản thân tôi chưa bao giờ nhận thức được điều đó theo cách này. Tôi cũng chưa bao giờ gặp phải mối lo ngại này trong giới chuyên môn hoặc xã hội của mình.

Tuy nhiên, một số người có thể không thích Calendly hoặc một nền tảng tương tự vì một số lý do. Tôi tôn trọng điều đó, vì vậy tôi luôn bao gồm một số loại tuyên bố từ chối trách nhiệm với liên kết Calendly của mình, gợi ý rằng chúng ta có thể lên lịch phỏng vấn theo cách khác nếu điều đó được ưu tiên.

Chi phí Calendly là bao nhiêu

Gói Cơ bản miễn phí , tuy nhiên, bạn chỉ có thể lên lịch cho một thời lượng cuộc họp và không thể lên lịch cho các sự kiện nhóm.

Tùy chọn đăng ký trả phí cấp một là gói Thiết yếu và chi phí $8 mỗi tháng . Nó cho phép bạn lên lịch nhiều loại cuộc họp thông qua Calendly, đồng thời cung cấp chức năng lập lịch nhóm và khả năng xem số liệu cuộc họp của bạn.

Gói Chuyên nghiệp là $12mỗi tháng và đi kèm với các tính năng bổ sung bao gồm thông báo bằng văn bản.

Gói $16 mỗi tháng cho Teams cung cấp quyền truy cập vào Calendly cho nhiều người.

Mẹo & Thủ thuật

Cho mọi người biết rằng họ không cần phải sử dụng Calendly

Một số người có thể không thích Calendly vì bất kỳ lý do gì, vì vậy tôi đã tích hợp một cụm từ vào ứng dụng mở rộng văn bản của mình cung cấp cho mọi người một lựa chọn thay thế. Đây là những gì tôi viết: “Để dễ dàng lên lịch, đây là một liên kết đến Calendly của tôi. Thao tác này sẽ cung cấp cho bạn tùy chọn thiết lập cuộc gọi điện thoại hoặc cuộc gọi video trên Google Meet. Nếu bạn không thể tìm thấy bất kỳ thời điểm nào phù hợp với lịch trình của mình hoặc muốn sắp xếp thời gian để nói theo cách truyền thống, vui lòng cho tôi biết.”

Đặt liên kết Calendly vào Chữ ký email của bạn

Một cách để sử dụng Calendly hiệu quả là đưa liên kết cuộc họp vào chữ ký email của bạn. Điều này giúp bạn không phải sao chép và dán liên kết, đồng thời đóng vai trò là lời mời thiết lập cuộc họp cho những người bạn đang gửi email.

Điều chỉnh lịch trình của bạn

Ban đầu, tôi đặt Lịch làm báo của mình từ 8 giờ sáng đến 4 giờ chiều. mỗi ngày trong tuần, tương ứng với số giờ của tôi. Tuy nhiên, kể từ đó tôi nhận ra rằng có những thời điểm nhất định không thuận tiện cho các cuộc họp và bạn có thể chặn những thời điểm đó. Chẳng hạn, tôi đã lùi thời gian rảnh cho cuộc họp sớm nhất của mình xuống 15 phút vì tôi tiến hành các cuộc họp tốt hơn một lầnTôi đã có thời gian để uống xong cốc cà phê và kiểm tra email của buổi sáng.

• Newsela là gì và nó có thể được sử dụng để dạy như thế nào? Mẹo & Thủ thuật
• Microsoft Sway là gì và nó có thể được sử dụng để dạy như thế nào? Mẹo & Thủ thuật