Calendly er en planlægningsplatform, der er designet til at lade brugerne planlægge møder mere effektivt. Selvom den ikke er specifikt designet til uddannelse, er det et godt værktøj til tidspressede undervisere, der ønsker at være mere effektive og sende færre e-mails for at planlægge møder med studerende eller kolleger.

Jeg er for nylig begyndt at bruge Calendly til at arrangere en-til-en-møder med studerende og til at planlægge interviews til mit arbejde som journalist. Det er nemt at bruge og en betydelig tidsbesparelse, da det reducerer antallet af e-mails, jeg skal sende for at planlægge et møde - en gevinst for både mig og den, jeg skal mødes med. Det giver mig også mulighed for at planlægge møder efter lukketid, hvilket er en stor fordel, når jeg forsøger atkoordinere med studerende, eller når man arbejder på tværs af flere tidszoner.

Calendly tilbyder en gratis version samt betalte versioner med flere muligheder. Jeg har fundet den gratis Basic-version tilstrækkelig til mine behov. Min eneste klage er, at tilmeldingsprocessen var lidt forvirrende - du bliver automatisk tilmeldt en betalt version og får en e-mail efter et par uger om, at din gratis prøveperiode er slut. Dette fik mig til at tro, at jeg mistede adgangen til den gratis version afCalendly, hvilket ikke var tilfældet.

På trods af dette problem er jeg generelt meget tilfreds med Calendly.

Hvad er Calendly?

Calendly er et planlægningsværktøj, der giver brugerne et kalenderlink, som de kan dele med dem, de vil mødes med. Modtagere, der åbner linket, vil se en kalender med forskellige ledige tidspunkter. Når de klikker på et tidspunkt, bliver de bedt om at angive deres navn og e-mail, og Calendly genererer derefter en invitation, der sendes til begge deltageres kalendere.

Calendly har grænseflader til alle de store kalenderapps, herunder Google, iCloud og Office 365, samt standardvideomødeapplikationer som Zoom, Google Meet, Microsoft Teams og Webex. Min Calendly er synkroniseret med min Google Kalender, og mine Calendly-indstillinger giver dem, jeg mødes med, valget mellem et møde via Google Meet eller at give mig deres telefonnummer, så jeg kan ringe. Muligheden for atDet er muligt at inkludere forskellige eller flere videoplatforme, og det er også muligt at indstille det, så dem, du møder, ringer til dig.

Den Atlanta-baserede virksomhed blev grundlagt af Tope Awotona og blev inspireret af hans frustration over alle de e-mails, der skulle sendes frem og tilbage for at arrangere møder.

Hvad er de bedste Calendly-funktioner?

Den gratis version af Calendly giver dig mulighed for at planlægge én type møde. For eksempel har jeg indstillet min Calendly til kun at planlægge møder af en halv times varighed. Jeg kan justere tidspunktet for det møde, men kan ikke også få folk til at planlægge et møde på 15 minutter eller en time med mig. Jeg har ikke fundet, at dette er en ulempe, da langt de fleste af mine møder er 20-30 minutter, men dem med mere varierede mødebehov... Læs meremåske overveje et betalt abonnement.

Platformen giver dig også mulighed for at begrænse antallet af møder, du tager om dagen, indstille, hvor lang tid i forvejen folk kan planlægge møder med dig, og indbygge automatiske pauser mellem møder. For eksempel lader jeg ikke folk planlægge et møde mindre end 12 timer i forvejen og har min Calendly indstillet til at give mindst 15 minutter mellem møder. Denne sidstnævnte funktion fungerer med Calendly-møder, men hvis jeg harandre begivenheder i min Google-kalender, som ikke var planlagt via Calendly, aktiveres denne funktion desværre ikke. Derudover er integrationen mellem Google-kalenderen og Calendly så vidt jeg kan se problemfri.

I gennemsnit anslår jeg, at Calendly sparer mig for 5 til 10 minutter pr. planlagt møde, hvilket virkelig kan løbe op. Måske endnu vigtigere er det, at jeg slipper for at sende e-mails efter lukketid, når en person, jeg forsøger at mødes med i morgen, forsøger at få kontakt med mig senere på aftenen. Med Calendly skal personen ikke hele tiden tjekke e-mail, men planlægger blot mødet, og det sættes op somSom om jeg havde en personlig assistent.

Er der ulemper ved at bruge Calendly?

Jeg tøvede med at bruge Calendly i nogen tid, fordi jeg var bange for, at jeg ville ende med snesevis af møder planlagt på ubelejlige tidspunkter. Det er ikke sket. Hvis noget, finder jeg mig selv med færre møder på ubelejlige tidspunkter, fordi planlægningen er så meget mere effektiv. Jeg har været nødt til at omlægge et lejlighedsvis interview, fordi jeg har glemt en feriedag eller havde en konflikt, jeg endnu ikke havde tilføjet tilmin kalender, men det skete også, når jeg planlagde mine møder manuelt.

En anden bekymring, der blev rejst på sociale medier er, at det at sende et Calendly-link til nogen er en form for magtspil - et signal om, at din tid er mere værd end den person, du mødes med. Jeg har tidligere modtaget mange Calendly-links eller links til lignende planlægningsplatforme og har aldrig selv opfattet det sådan. Jeg er heller aldrig stødt på denne bekymring i mine professionelle eller sociale kredse.

Når det er sagt, er der måske nogle, der ikke bryder sig om Calendly eller en lignende platform af forskellige årsager. Det respekterer jeg, så jeg inkluderer altid en form for ansvarsfraskrivelse med mit Calendly-link, der antyder, at vi kan planlægge et interview på en anden måde, hvis det foretrækkes.

Hvor meget koster Calendly?

Den grundlæggende plan er gratis Du kan dog kun planlægge én mødelængde og ikke planlægge gruppebegivenheder.

Den første mulighed for betalt abonnement er Vigtigt plan og omkostninger $8 pr. måned Det giver dig mulighed for at planlægge flere typer møder gennem Calendly og tilbyder også gruppeplanlægningsfunktionalitet og muligheden for at se dine mødemetrikker.

Den Professionel planen er 12 dollars pr. måned og kommer med ekstra funktioner, herunder tekstnotifikationer.

Den 16 dollars pr. måned Teams plan giver adgang til Calendly for flere personer.

Calendly bedste tips og tricks

Lad folk vide, at de ikke behøver at bruge Calendly

Nogle kan ikke lide Calendly af en eller anden grund, så jeg har en sætning indbygget i min tekstudvidelsesapp, der giver folk en alternativ mulighed. Her er, hvad jeg skriver: "For at gøre det lettere at planlægge er her et link til min Calendly. Dette giver dig mulighed for at oprette et telefonopkald eller Google Meet-videoopkald. Hvis du ikke kan finde nogen tidspunkter, der passer med din tidsplan, eller foretrækker at oprette en tid til at tale den gamle...på den gammeldags måde, så lad mig det vide."

Sæt dit Calendly-link i din e-mail-signatur

En måde at bruge Calendly effektivt på er at inkludere et mødelink i din e-mail-signatur. Så slipper du for at kopiere og indsætte linket, og det fungerer som en invitation til at arrangere et møde for dem, du sender en e-mail til.

Finjustér din tidsplan

Oprindeligt indstillede jeg min kalender til mit journalistiske arbejde fra kl. 8 til 16 alle hverdage, hvilket svarer nogenlunde til mine arbejdstider. Jeg har dog siden indset, at der er visse tidspunkter, der er ubelejlige for møder, og det er okay at blokere for dem. For eksempel har jeg skubbet min tidligste mødetilgængelighed med 15 minutter, fordi jeg holder bedre møder, når jeg har haft tid til at afslutte minkaffe og tjekke morgenens e-mail.

• Hvad er Newsela, og hvordan kan det bruges i undervisningen? Tips og tricks
• Hvad er Microsoft Sway, og hvordan kan det bruges i undervisningen? Tips og tricks