Calendly est une plateforme de planification conçue pour permettre aux utilisateurs de planifier des réunions plus efficacement. Bien qu'il ne soit pas spécifiquement conçu pour l'éducation, c'est un outil formidable pour les éducateurs à court de temps qui cherchent à être plus efficaces et à envoyer moins d'e-mails pour planifier des réunions avec des étudiants ou des collègues.

J'ai récemment commencé à utiliser Calendly pour organiser des réunions individuelles avec des étudiants et pour planifier des interviews dans le cadre de mon travail de journaliste. Il est facile à utiliser et représente un gain de temps considérable car il réduit le nombre d'e-mails que je dois envoyer pour planifier une réunion - un gain à la fois pour moi et pour la personne que je rencontre. Il me permet également de planifier des réunions en dehors des heures de bureau, ce qui est un énorme avantage lorsque j'essaie d'organiser des réunions en dehors des heures de bureau.coordonner avec les étudiants ou travailler sur plusieurs fuseaux horaires.

Calendly propose une version gratuite, ainsi que des versions payantes offrant davantage de possibilités. J'ai trouvé que la version gratuite de base était suffisante pour mes besoins. Mon seul reproche est que le processus d'inscription est un peu confus - vous êtes automatiquement inscrit dans une version payante et vous recevrez un courriel après quelques semaines indiquant que votre essai gratuit est terminé. Cela m'a fait penser que je perdais l'accès à la version gratuite de Calendly, mais je n'ai pas pu le faire.Calendly, ce qui n'était pas le cas.

Malgré ce contretemps, je suis très satisfait de Calendly dans l'ensemble.

Qu'est-ce que Calendly ?

Calendly est un outil de planification qui fournit aux utilisateurs un lien de calendrier qu'ils peuvent partager avec les personnes qu'ils souhaitent rencontrer. Les destinataires qui ouvrent le lien verront un calendrier avec différentes plages horaires disponibles. Une fois qu'ils auront cliqué sur une plage horaire, il leur sera demandé de fournir leur nom et leur adresse électronique, et Calendly générera alors une invitation qui sera envoyée aux calendriers des deux participants.

Calendly s'interface avec les principales applications de calendrier, notamment Google, iCloud et Office 365, ainsi qu'avec les applications de réunion vidéo standard telles que Zoom, Google Meet, Microsoft Teams et Webex. Mon Calendly est synchronisé avec mon calendrier Google et mes paramètres Calendly permettent aux personnes que je rencontre de choisir entre une réunion via Google Meet ou de fournir leur numéro de téléphone pour que je les appelle.l'inclusion de plates-formes vidéo différentes ou supplémentaires est possible, de même que la possibilité de faire en sorte que les personnes que vous rencontrez vous appellent.

L'entreprise, basée à Atlanta, a été fondée par Tope Awotona et a été inspiré par sa frustration face à tous les courriels nécessaires à l'organisation de réunions.

Quelles sont les meilleures fonctionnalités de Calendly ?

La version gratuite de Calendly ne vous permet de programmer qu'un seul type de réunion. Par exemple, j'ai paramétré Calendly pour programmer uniquement des réunions d'une demi-heure. Je peux ajuster l'heure de cette réunion, mais je ne peux pas demander aux gens de programmer une réunion de 15 minutes ou d'une heure avec moi. Je n'ai pas trouvé que c'était un inconvénient, car la grande majorité de mes réunions durent 20 à 30 minutes, mais ceux qui ont des besoins plus variés en matière de réunion...pourrait envisager un abonnement payant.

La plateforme vous permet également de limiter le nombre de réunions que vous prenez par jour, de définir combien de temps à l'avance les personnes peuvent planifier des réunions avec vous et d'intégrer des pauses automatiques entre les réunions. Par exemple, je ne laisse personne planifier une réunion moins de 12 heures à l'avance et j'ai réglé mon Calendly pour laisser au moins 15 minutes entre les réunions. Cette dernière fonctionnalité fonctionne avec les réunions Calendly, mais si j'ai des réunions avec des personnes de mon entourage, je ne peux pas les planifier.Pour les autres événements de mon calendrier Google qui n'ont pas été planifiés via Calendly, cette fonctionnalité n'est malheureusement pas activée. Par ailleurs, l'intégration entre le calendrier Google et Calendly est transparente pour autant que je puisse en juger.

En moyenne, j'estime que Calendly me fait gagner 5 à 10 minutes par réunion planifiée, ce qui peut vraiment s'avérer important. Peut-être plus important encore, cela me libère de l'obligation d'envoyer des courriels après les heures de travail lorsque quelqu'un que j'essaie de rencontrer demain tente de se connecter avec moi plus tard dans la soirée. Avec Calendly, au lieu d'avoir à vérifier constamment les courriels, la personne planifie simplement la réunion et celle-ci est configurée comme étant une réunion d'affaires.comme si j'avais un assistant personnel.

Y a-t-il des inconvénients à utiliser Calendly ?

J'ai hésité à utiliser Calendly pendant un certain temps parce que je craignais de me retrouver avec des dizaines de réunions programmées à des moments inopportuns. Cela ne s'est pas produit. Au contraire, je me retrouve avec moins de réunions à des heures inopportunes parce que la planification est tellement plus efficace. J'ai dû reporter un entretien occasionnel parce que j'avais oublié un jour de vacances ou un conflit que je n'avais pas encore ajouté à la liste des réunions.mon calendrier, mais cela se produisait également lorsque je planifiais mes réunions manuellement.

Une autre préoccupation soulevée dans le cadre de l médias sociaux est qu'envoyer un lien Calendly à quelqu'un est une sorte de jeu de pouvoir - signalant que votre temps est plus précieux que celui de la personne que vous rencontrez. J'ai reçu de nombreux liens Calendly ou d'autres plateformes de planification similaires dans le passé et je ne l'ai jamais perçu de cette façon. Je n'ai jamais non plus rencontré cette préoccupation dans mes cercles professionnels ou sociaux.

Cela dit, certaines personnes peuvent ne pas aimer Calendly ou une plateforme similaire pour toutes sortes de raisons. Je respecte cela, c'est pourquoi je joins toujours une clause de non-responsabilité à mon lien Calendly, suggérant que nous pouvons planifier un entretien d'une autre manière, si c'est ce que vous préférez.

Combien coûte Calendly ?

Le plan de base est gratuit Cependant, vous ne pouvez programmer qu'une seule durée de réunion et vous ne pouvez pas programmer d'événements de groupe.

L'option d'abonnement payant de premier niveau est la Essentiel plan et coûts 8 $ par mois Il vous permet de planifier plusieurs types de réunions par le biais de Calendly et offre également une fonctionnalité de planification de groupe ainsi que la possibilité de visualiser les mesures de vos réunions.

Les Professionnel Le plan est 12 $ par mois et propose des fonctionnalités supplémentaires, notamment des notifications de texte.

Le 16 $ par mois Équipes permet à plusieurs personnes d'accéder à Calendly.

Calendly Best Tips & ; Tricks

Faire savoir aux gens qu'ils ne sont pas obligés d'utiliser Calendly

Certains n'aiment pas Calendly pour une raison ou une autre, c'est pourquoi j'ai intégré une phrase dans mon application d'expansion de texte qui donne aux gens une autre option. Voici ce que j'écris : "Pour faciliter la planification, voici un lien vers mon Calendly. Cela vous donnera la possibilité d'organiser un appel téléphonique ou un appel vidéo Google Meet. Si vous ne trouvez pas de créneaux qui conviennent à votre emploi du temps ou si vous préférez fixer un moment pour parler à l'ancienne, je vous invite à le faire.à la mode, merci de me le faire savoir".

Placez votre lien Calendly dans la signature de votre e-mail

L'une des façons d'utiliser efficacement Calendly est d'inclure un lien vers une réunion dans votre signature d'e-mail, ce qui vous évite de devoir copier et coller le lien et sert d'invitation à organiser une réunion pour les personnes à qui vous envoyez un e-mail.

Ajustez votre emploi du temps

Au départ, j'ai réglé mon Calendly sur mon travail journalistique de 8 heures à 16 heures tous les jours de la semaine, ce qui correspond à peu près à mes horaires. Cependant, j'ai réalisé depuis que certaines heures ne sont pas propices aux réunions et qu'il est normal de les bloquer. Par exemple, j'ai repoussé de 15 minutes ma première disponibilité pour une réunion, car je conduis mieux les réunions lorsque j'ai eu le temps de finir moncafé et consulter le courrier électronique de la matinée.

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