Calendly è una piattaforma di pianificazione progettata per consentire agli utenti di programmare le riunioni in modo più efficiente. Anche se non è stato progettato specificamente per l'istruzione, è un ottimo strumento per gli educatori a corto di tempo che vogliono essere più efficienti e inviare meno e-mail per programmare le riunioni con gli studenti o i colleghi.

Di recente ho iniziato a usare Calendly per organizzare incontri individuali con gli studenti e per programmare le interviste per il mio lavoro di giornalista. È facile da usare e fa risparmiare tempo, perché riduce il numero di e-mail che devo inviare per programmare un incontro - un vantaggio sia per me che per chi devo incontrare. Mi permette anche di programmare gli incontri dopo l'orario di lavoro, il che è un enorme vantaggio quando si cerca dicoordinarsi con gli studenti o quando si lavora su più fusi orari.

Calendly offre una versione gratuita, oltre a versioni a pagamento con maggiori funzionalità. Ho trovato la versione gratuita di base sufficiente per le mie esigenze. La mia unica lamentela è che il processo di iscrizione è un po' confuso: si viene automaticamente iscritti a una versione a pagamento e si riceve un'e-mail dopo alcune settimane in cui si dice che la prova gratuita è finita. Questo mi ha fatto pensare che stavo perdendo l'accesso alla versione gratuita di Calendly.Calendly, cosa che non è avvenuta.

Nonostante questo intoppo, nel complesso sono molto soddisfatto di Calendly.

Che cos'è Calendly?

Calendario è uno strumento di pianificazione che fornisce agli utenti un link al calendario che possono condividere con le persone con cui desiderano incontrarsi. I destinatari che aprono il link vedranno un calendario con varie fasce orarie disponibili. Una volta cliccato su una fascia oraria, verrà chiesto loro di fornire il proprio nome e la propria e-mail; Calendly genererà quindi un invito che verrà inviato ai calendari di entrambi i partecipanti.

Calendly si interfaccia con tutte le principali applicazioni di calendario, tra cui Google, iCloud e Office 365, nonché con le applicazioni standard per le riunioni video come Zoom, Google Meet, Microsoft Teams e Webex. Il mio Calendly è sincronizzato con il mio calendario di Google e le mie impostazioni di Calendly consentono alle persone con cui mi incontro di scegliere se incontrarsi tramite Google Meet o se fornire il loro numero di telefono da chiamare. L'opzione diÈ possibile includere piattaforme video diverse o aggiuntive, così come impostare il sistema in modo che le persone incontrate vi chiamino.

L'azienda di Atlanta è stata fondata da Tope Awotona ed è stato ispirato dalla sua frustrazione per tutte le e-mail che si devono inviare per organizzare le riunioni.

Quali sono le migliori funzioni di Calendly?

La versione gratuita di Calendly consente di programmare un solo tipo di riunione. Per esempio, ho impostato il mio Calendly per programmare solo riunioni di mezz'ora. Posso regolare l'orario della riunione, ma non posso chiedere alle persone di programmare una riunione di 15 minuti o di un'ora con me. Non ho trovato questo inconveniente, dato che la stragrande maggioranza delle mie riunioni sono di 20-30 minuti, ma coloro che hanno esigenze di riunione più variegatepotrebbe prendere in considerazione un abbonamento a pagamento.

La piattaforma consente anche di limitare il numero di riunioni al giorno, di stabilire con quanto anticipo le persone possono programmare le riunioni con voi e di prevedere pause automatiche tra una riunione e l'altra. Ad esempio, non permetto alle persone di programmare una riunione con meno di 12 ore di anticipo e ho impostato il mio Calendly in modo da lasciare almeno 15 minuti tra una riunione e l'altra. Quest'ultima caratteristica funziona con le riunioni di Calendly, ma se hoPurtroppo questa funzione non si attiva per gli altri eventi del mio calendario Google che non sono stati programmati tramite Calendly. A parte questo, l'integrazione tra il calendario Google e Calendly è perfetta, per quanto ne so.

In media, ritengo che Calendly mi faccia risparmiare da 5 a 10 minuti per ogni riunione programmata, il che può davvero aumentare. Forse ancora più significativo, mi libera dal dover inviare e-mail dopo l'orario di lavoro quando qualcuno con cui sto cercando di incontrarmi domani cerca di mettersi in contatto con me in tarda serata. Con Calendly, invece di dover continuare a controllare la posta elettronica, la persona semplicemente programma la riunione ed è impostata comeCome se avessi un assistente personale.

Ci sono degli svantaggi nell'utilizzo di Calendly?

Per qualche tempo ho esitato a usare Calendly perché temevo di ritrovarmi con decine di riunioni programmate in orari inopportuni. Non è successo. Anzi, mi ritrovo con meno riunioni in orari inopportuni perché la programmazione è molto più efficiente. Ho dovuto riprogrammare un colloquio occasionale perché mi ero dimenticato di un giorno di ferie o perché avevo un conflitto che non avevo ancora aggiunto al calendario.ma questo succedeva anche quando pianificavo le riunioni manualmente.

Un'altra preoccupazione sollevata su social media è che l'invio di un link a Calendly sia una sorta di gioco di potere, che segnala che il vostro tempo è più prezioso di quello della persona con cui vi incontrate. In passato ho ricevuto molti link a Calendly o a piattaforme di pianificazione simili e non l'ho mai percepito in questo modo. Non ho mai riscontrato questa preoccupazione nemmeno nei miei circoli professionali o sociali.

Detto questo, alcune persone potrebbero non gradire Calendly o una piattaforma simile per una serie di motivi: lo rispetto, quindi includo sempre una sorta di disclaimer con il mio link a Calendly, suggerendo che possiamo programmare un'intervista in un altro modo, se lo si preferisce.

Quanto costa Calendly

Il piano Basic è libero Tuttavia, è possibile programmare solo la durata di una riunione e non è possibile programmare eventi di gruppo.

L'opzione di abbonamento a pagamento di primo livello è l'opzione Essenziale piano e costi 8 dollari al mese Permette di programmare diversi tipi di riunioni attraverso Calendly e offre anche la funzionalità di programmazione di gruppo e la possibilità di visualizzare le metriche delle riunioni.

Il Professionale piano è 12 dollari al mese e dispone di funzioni aggiuntive, tra cui le notifiche di testo.

Il 16 dollari al mese Squadre Il piano fornisce l'accesso a Calendly a più persone.

I migliori suggerimenti e trucchi per Calendly

Fate sapere alle persone che non sono obbligate a usare Calendly

Ad alcuni non piace Calendly per qualsiasi motivo, quindi ho inserito una frase nella mia app di espansione del testo che offre alle persone un'opzione alternativa. Ecco cosa scrivo: "Per facilitare la programmazione ecco un link al mio Calendly. Questo vi darà la possibilità di impostare una telefonata o una videochiamata con Google Meet. Se non riuscite a trovare uno slot che vada bene per i vostri impegni o preferite fissare un orario per parlare con il vecchio...".modo, per favore fatemi sapere".

Inserite il link a Calendly nella firma della vostra e-mail

Un modo per utilizzare Calendly in modo efficiente è quello di includere il link a una riunione nella firma dell'e-mail, evitando così di dover copiare e incollare il link e invitando le persone a cui si invia l'e-mail a fissare una riunione.

Mettere a punto il programma

Inizialmente ho impostato il mio calendario sul mio lavoro giornalistico dalle 8 alle 16 di ogni giorno feriale, che corrisponde più o meno ai miei orari. Tuttavia, da allora ho capito che ci sono alcuni orari che sono scomodi per le riunioni e che è giusto bloccare. Per esempio, ho posticipato di 15 minuti la mia prima disponibilità per le riunioni, perché conduco meglio le riunioni una volta che ho avuto il tempo di finire il mio lavoro.caffè e controllare le e-mail del mattino.

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