Calendly er en planleggingsplattform designet for å la brukere planlegge møter mer effektivt. Selv om det ikke er spesielt utviklet for utdanning, er det et flott verktøy for tidstro lærere som ønsker å være mer effektive og sende færre e-poster for å planlegge møter med studenter eller kolleger.

Jeg begynte nylig å bruke Calendly til å sette opp en-til-en møter med studenter og for å planlegge intervjuer for arbeidet mitt som journalist. Det er enkelt å bruke og en betydelig tidsbesparelse ettersom det reduserer antallet e-poster jeg må sende for å planlegge et møte – en gevinst for både meg og den jeg møter. Det lar meg også planlegge møter etter arbeidstid, noe som er en stor fordel når jeg prøver å koordinere med studenter eller når jeg jobber på tvers av flere tidssoner.

Calendly tilbyr en gratisversjon, samt betalte versjoner med flere muligheter. Jeg har funnet ut at Basic gratisversjonen er tilstrekkelig for mine behov. Min eneste klage er at registreringsprosessen var litt forvirrende - du blir automatisk registrert i en betalt versjon og vil få en e-post etter noen uker om at den gratis prøveperioden din er over. Dette fikk meg til å tro at jeg mistet tilgangen til gratisversjonen av Calendly, noe som ikke var tilfelle.

Til tross for denne hikken er jeg veldig fornøyd med Calendly totalt sett.

Hva er Calendly?

Calendly er et planleggingsverktøy som gir brukere en kalenderlenke de kan delemed de de ønsker å møte. Mottakere som åpner lenken vil se en kalender med forskjellige tilgjengelige tidsluker. Når de klikker på en tidsluke, blir de bedt om å oppgi navn og e-post, og Calendly vil da generere en invitasjon som sendes til begge deltakernes kalendere.

Calendly har grensesnitt med alle de store kalenderappene, inkludert Google, iCloud og Office 365, samt standard videomøteapplikasjoner som Zoom, Google Meet, Microsoft Teams og Webex. My Calendly synkroniseres med Google-kalenderen min, og Calendly-innstillingene mine gir de jeg møter valget mellom et møte via Google Meet eller oppgi telefonnummeret deres som jeg kan ringe til. Muligheten for å inkludere andre eller flere videoplattformer er tilgjengelig, det samme er å sette det opp slik at de du møter ringer deg.

Det Atlanta-baserte selskapet ble grunnlagt av Tope Awotona og ble inspirert av frustrasjonen hans over alle frem-og-tilbake-e-postene som kreves for å sette opp møter.

Hva er de beste kalenderfunksjonene?

Gratisversjonen av Calendly lar deg planlegge én type møte. For eksempel har jeg min Calendly satt til å planlegge kun en halvtimes møter. Jeg kan justere tidspunktet for det møtet, men kan ikke også la folk planlegge et 15-minutters eller en times møte med meg. Jeg har ikke funnet dette som en ulempe siden de aller fleste møtene mine er 20-30 minutter, men demed mer varierte møtebehov kan du vurdere et betalt abonnement.

Plattformen lar deg også begrense antall møter du tar per dag, angi hvor lang tid i forveien folk kan planlegge møter med deg, og bygge inn automatiske pauser mellom møtene. Jeg lar for eksempel ikke folk planlegge et møte mindre enn 12 timer i forveien og har min kalender satt til å gå minst 15 minutter mellom møtene. Denne sistnevnte funksjonen fungerer med Calendly-møter, men hvis jeg har andre hendelser i Google-kalenderen min som ikke var planlagt gjennom Calendly, aktiveres ikke denne funksjonen, dessverre. Utover dette er integrasjonen mellom Google kalender og Calendly sømløs så langt jeg kan se.

I gjennomsnitt anslår jeg at Calendly sparer meg 5 til 10 minutter per planlagt møte, noe som virkelig kan øke. Kanskje enda viktigere, det frigjør meg fra å måtte sende e-post etter arbeidstid når noen jeg prøver å møte i morgen prøver å få kontakt med meg senere på kvelden. Med Calendly, i stedet for å måtte fortsette å sjekke e-post, planlegger personen ganske enkelt møtet, og det er satt opp like greit som om jeg hadde en personlig assistent.

Er det ulemper ved å bruke Calendly?

Jeg nølte med å bruke Calendly en stund fordi jeg var bekymret for at jeg ville ende opp med dusinvis av møter på ugunstige tidspunkter. Det har ikke skjedd. Hvis noe, finner jeg meg selv med færre møterpå ubeleilig tid fordi planlegging er så mye mer effektivt. Jeg har måttet omplanlegge et intervju av og til fordi jeg har glemt en feriedag eller hatt en konflikt jeg ennå ikke hadde lagt til i kalenderen min, men det ville også skje når jeg planla møtene mine manuelt.

En annen bekymring som er reist på sosiale medier er at det å sende en Calendly-lenke til noen er en type maktspill – som signaliserer at tiden din er mer verdifull enn personen du møter. Jeg mottok mange Calendly eller lignende planleggingsplattformkoblinger tidligere og har aldri oppfattet det på denne måten selv. Jeg har heller aldri møtt denne bekymringen i mine profesjonelle eller sosiale kretser.

Når det er sagt, kan det hende at noen mennesker ikke liker Calendly eller en lignende plattform av en rekke årsaker. Jeg respekterer det, så jeg inkluderer alltid en form for ansvarsfraskrivelse med Calendly-lenken min som foreslår at vi kan planlegge et intervju på en annen måte hvis det er foretrukket.

Hvor mye koster Calendly

Grunnabonnementet er gratis , men du kan bare planlegge én møtelengde og kan ikke planlegge gruppearrangementer.

Det første-laget betalte abonnementsalternativet er Essential -planen og koster $8 per måned . Den lar deg planlegge flere typer møter gjennom Calendly og tilbyr også gruppeplanleggingsfunksjonalitet og muligheten til å se møteberegningene dine.

Planen Prof er $12per måned og kommer med tilleggsfunksjoner, inkludert tekstvarsler.

Planen $16 per måned Teams gir tilgang til Calendly til flere personer.

Calendly beste tips & Triks

La folk vite at de ikke trenger å bruke Calendly

Noen liker kanskje ikke Calendly av en eller annen grunn, så jeg har en setning innebygd i tekstutvidelsesappen min som gir folk et alternativ. Her er hva jeg skriver: "For å gjøre det enklere å planlegge, er det en lenke til min Calendly. Dette gir deg muligheten til å sette opp en telefonsamtale eller Google Meet-videosamtale. Hvis du ikke finner noen spilleautomater som fungerer med timeplanen din eller foretrekker å sette opp en tid for å snakke på den gamle måten, vennligst gi meg beskjed.»

Sett din Calendly-kobling i e-postsignaturen din

En måte å bruke Calendly effektivt på er å inkludere en møtelenke i e-postsignaturen din. Dette sparer deg for å kopiere og lime inn lenken, og fungerer som en invitasjon til å sette opp et møte til de du sender e-post.

Finjuster timeplanen din

Til å begynne med satte jeg min Calendly til mitt journalistikkarbeid fra 08.00 til 16.00. hver ukedag, noe som tilsvarer omtrent mine timer. Imidlertid har jeg siden innsett at det er visse tider som er ubeleilig for møter, og det er greit å blokkere dem. For eksempel har jeg skjøvet min tidligste møtetilgjengelighet tilbake med 15 minutter, fordi jeg gjennomfører bedre møter én gangJeg har hatt tid til å ta opp kaffen og sjekke morgenens e-post.

• Hva er Newsela og hvordan kan det brukes til å undervise? Tips & Triks
• Hva er Microsoft Sway og hvordan kan det brukes til å undervise? Tips & Triks