Vad är ett studentinformationssystem (SIS)?

Ett studentinformationssystem, eller SIS, är en webbaserad plattform som hjälper skolor och högskolor att föra över studentdata online för enklare hantering och bättre tydlighet. Det är i sin enklaste form.

SIS-systemet kan samla in skolövergripande data online så att de enkelt kan nås av lärare, föräldrar, elever och administratörer. Det inkluderar personlig elevinformation, betyg, register över prov, närvaro, bedömningsprestationer och mycket mer.

Med ett SIS kan skolan samla datapunkter för många områden på ett ställe så att det blir enkelt att hålla koll på framsteg och resultat.

För att vara tydlig är det ett SIS vi talar om här, som också kan delas upp i ett Student Management System (SMS), Student Information Management System (SIMS) eller Student Records System (SRS) - alla skapade för att hjälpa till att hålla register digitalt.

Dessa system kan användas inom en skola för elevdata eller information om skolan som helhet. Men plattformarna kan också användas för att hantera flera institutioner i hela distriktet, till exempel för att få en tydligare bild av hur skolor förhåller sig till mycket specifika mätvärden.

Det viktiga med ett SIS, jämfört med ett mer traditionellt WebCT, SCT Campus Pipeline, Jetspeed eller Blackboard, är att denna onlineplattform gör att data som annars kan vara spridda över flera platser finns tillgängliga på en lättillgänglig plats.

Vad är ett studentinformationssystem (SIS) till för?

Mål för studentinformationssystem

Studentinformationssystemet är en resurs som erbjuder en självbetjäningslösning för studenter för att få sina administrativa uppgifter gjorda på ett ställe. På samma sätt kan det stödja fakulteten och personalen genom att bidra till att förenkla och integrera arbetsprocesser.

Eftersom SIS kan användas som en digital dropbox är det perfekt för föräldrar som vill få tillgång till information om sitt barn, kommunicera med skolan och till och med göra betalningar.

Möjligheten att standardisera dataformat mellan divisioner innebär en mer enhetlig och tydlig avläsning av data, vilket i slutändan sparar tid. Dataintegritet, integritet och säkerhet kan alla skyddas i en miljö med öppen åtkomst.

När det gäller elevregister erbjuder ett SIS hög effektivitet eftersom all data automatiskt organiseras och lagras för enkel åtkomst när den behövs.

Eftersom plattformen är molnbaserad kan den konfigureras om efter behov för att säkerställa att den växer med en institution. De flesta SIS erbjuder öppna gränssnitt och integration med andra campusapplikationer och databassystem, vilket gör det enkelt att använda.

Vilka är funktionerna i ett studentinformationssystem (SIS)?

Informationslagring är den mest grundläggande uppgiften för ett SIS. Det innebär att alla uppgifter samlas på ett ställe som elever, lärare och föräldrar kan få tillgång till. Rapporter kan skapas om allt från hur många elever som finns i lokalen till vilket betyg de har i en viss klass.

När det gäller K-12 finns det föräldraspecifika portaler som ger vårdnadshavare tillgång till information om sina elever. Detta gör att de kan se närvaro, akademisk planering, beteende och mer, samt kommunicera med lärare. På universitet är detta användbart på ett liknande sätt för att låta studenter och föreläsare kommunicera privat.

Administrationen för studenter underlättas med ett studentinformationssystem. Övervakning av studenternas framsteg och uppdatering av profiler sker ofta i realtid.

Att sammanföra annars isolerade avdelningar är en speciell egenskap hos SIS som kan placera information, data och resurser på en allmänt tillgänglig plats. Detta möjliggör öppen kommunikation inom en institution.

Eftersom all lagring och hantering av data sker molnbaserat är det supersäkert. Installationen är ofta enklare, åtkomsten bredare, den tekniska supporten omedelbar och det är lättare att anpassa sig till förändringar.

Fakturering och betalningar kan också skötas av systemet. Föräldrar eller elever kan faktureras, betalningar kan göras och skolan kan se och kontrollera allt från ett och samma ställe.

Hur kan en antagningsavdelning använda ett studentinformationssystem (SIS)?

Antagning är ett av de bästa områdena där ett studentinformationssystem kan skapa bättre effektivitet. Hela antagningsprocessen kan spåras i ett system, från första förfrågan till godkännande och inskrivning. En institution kan till exempel använda en automatisk svarsfunktion för att svara på studentfrågor med ett urval av standardsvar - vilket sparar administrativ tid.

Den databas som byggs upp under antagningsprocessen kan användas för att skicka antagningsbesked eller ångerbrev till de potentiella studenterna.

För de studenter som matar in information kommer systemet att lagra alla val av huvudämnen och valfria ämnen. Detta används sedan senare för att automatiskt skapa ämnesklasser och uppgifter för lärare.

I de flesta fall kan ett centraliserat e-Advising-system skicka ett meddelande om förhandsregistrering till studenter. En webblänk kan ge tillgång till ett komplett nätverk för akademisk planering som innehåller information om olika program, kurser, avgiftsstrukturer, vidare framsteg och andra anställningsmöjligheter.

Uppgifter om t.ex. studenter som söker boende i ett universitetsscenario hålls separat för tilldelning av rum.

Hur kan ett studentinformationssystem (SIS) användas för centraliserad redovisning och fakturering?

Ett av de bästa sätten att integrera ett studentinformationssystem är med fakturering och redovisning. Detta dras också in i den administrativa processen vilket gör att de flesta processerna kan automatiseras. Det innebär återigen att man sparar tid och pengar.

Redovisningsfunktioner, inklusive underhåll av en huvudbok, fakturering för studenter, alla uppgifter om skulder och fordringar samt uppgifter om projektfinansiering och redovisning.

Den inbyggda automatiska kontakthanteringsprogramvaran i systemet möjliggör systematiska, regelbundna e-postmeddelanden med information om avgifter som betalats eller ännu inte betalats av studenter. Den delade databasen ger information om college, bostäder eller andra avgiftsfordringar från en enda källa för enkel uppföljning och framtida revision.

Dessa system spelar en viktig roll för att hjälpa förtjänta studenter att ansöka om ekonomiskt stöd för fortbildning. Information, såsom olika möjligheter till ekonomiskt stöd, totala tillgängliga medel, budgettilldelning och mottagna ansökningar med behörighetskriterier, gör det möjligt för systemmodulen att effektivt kontrollera en ansökan och tilldela stöd. Systemen kan även programmeras för att säkerställa att den periodiskaoch snabb utbetalning av ekonomiskt stöd.

Vilka andra administrativa processer kan integreras i ett studentinformationssystem (SIS)?

Övervakning av studentrelaterade aktiviteter

Ett fullständigt register över studenternas närvaro och ledighet lagras i systemet. Påminnelsealternativet i systemet informerar institutionsledningen om oegentligheter i närvaro- eller ledighetsuppgifterna för ytterligare åtgärder. Detta system erbjuder en fullständig uppföljning av alla disciplinuppgifter för studenterna. Med lämpliga inmatningar erbjuder det en enkel uppföljning av dåliga element för attupprätthålla institutionell disciplin. Studentinformationssystemet underlättar registrering av alla kommunikationsdetaljer med studenterna för regelbunden uppföljning och framtida användning.

Enkel schemaläggning av undersökningar

Schemaläggning av examinationsdatum kan enkelt hanteras av ett studentinformationssystem. Det korrelerar alla detaljer såsom tillgänglighet av lärare och slutförande av bokens kursplan som fastställts för terminen innan examinationsdatum meddelas. Detaljer om register över alla skriftliga tentor, utvärderingar av uppsatserna, betyg eller betyg som erbjuds och utbildningsframsteg som gjorts av studenterna kan registrerasför enkel hämtning.

Kommunikation med föräldrar, lärare och administratörer

Studentinformationssystemen är integrerade med föräldraportalen för regelbunden uppdatering av studentrelaterad information och feedback. De avancerade systemen gör det möjligt att skapa ett användarnamn och lösenord för skyddad åtkomst till sådan information. Realtidstillgänglighet för all studentrelaterad information såsom närvaro, betyg eller betyg som erhållits i terminsexamen, och klass och examentimetables gör det möjligt för föräldrar, lärare och administratörer att interagera med hjälp av webbgränssnittet för att förbättra elevernas resultat.

Arrangemang av ekonomiskt stöd

För närvarande spelar datoriserade studentinformationssystem en viktig roll för att hjälpa förtjänta studenter att ansöka om ekonomiskt stöd för fortbildning. Med alla sammanställda uppgifter som olika möjligheter till ekonomiskt stöd, total fondtillgång, budgettilldelning, mottagna ansökningar med behörighetskriterier kan systemmodulen verifiera ansökningarna och tilldela stöd på ett kortarePå grundval av de inmatade uppgifterna ordnar systemet även periodisk och snabb distribution av ekonomiskt stöd.

Hantera förmedlingstjänster

Systemen för hantering av studentinformation håller reda på alla studenter som är berättigade till deltidspraktik för att komplettera utbildningskostnaderna. Institutionens löneavdelning identifierar de tjänster som finns tillgängliga inom universitetet och uppmuntrar studenterna att söka dem. På samma sätt, när man ordnar praktikplatser för sistaårsstudenter, finns det omfattande information istudentdatasystemen skickas till potentiella arbetsgivare som erbjuder campusplaceringstjänster.

Vilka är de vanligaste funktionerna och egenskaperna hos ett studentinformationssystem (SIS)?

Studentinformationssystem har i allmänhet följande egenskaper:

- Erbjuder ett lättanvänt gränssnitt för alla vanliga användare. Eftersom alla applikationer är fördefinierade behöver detaljer bara fyllas i i de obligatoriska informationsfälten; flera skärminmatningar undviks för att underlätta arbetet.

- Utformad för att stödja stora datamängder och samtidig åtkomst för ett antal användare.

- Alla nödvändiga uppgifter som antagningsinformation, kurs och läroplan, konto eller avgift, som är indexerade och klassificerade för enkel åtkomst.

- Lättförståeliga rapporteringsfunktioner och analyser för såväl individer som avdelningar, för att underlätta skapandet av realtidsrapporter och anpassade rapporter.

- Flexibel att arbeta på flera sätt med enkelt utbytbara drift- eller bearbetningsuppställningar, i linje med aktuella krav.

- Enkel integration med de andra moduler som redan finns; erbjuder också uppfinningsrikedom vid integration.

- Förmåga att stödja alla typer av förfrågningar om godkännande, och utformad för att generera korrekta meddelanden för alla sanktioner; stöder också alla former av elektroniska signaturer för dokumentens giltighet.

- Enkel inmatning av information till systemet, med stöd även för batch-uppladdningar från olika sektioner för att hålla systemet uppdaterat med aktuell information; sådana uppladdningar kan även göras av stationära användare.

- Användarpreferenser gör det möjligt för användare att tillåta utskrift av ett dokument eller att behålla det i elektroniskt format; användare har också möjlighet att uppdatera sina systempreferenser, medan systemet håller reda på alla sådana ändringar som administreras för registren.

- Skalbarhet för att möjliggöra enkel omkonfigurering av systemet, vilket gör det möjligt att utöka datainsamlingen och introducera fler användare.

- Kan lagra digitala bilder, videor och annat relevant multimediainnehåll.

- Ett tillförlitligt säkerhetssystem ger endast utsedda användare tillgång till alla systemfunktioner, det erbjuder olika säkerhetsnivåer för att begränsa tillgången till odefinierade användare, och den mottagna informationen från andra källor genomgår säkerhetsskanning.

Andra saker att veta om ett studentinformationssystem

Systemkrav

En typisk datorarkitektur för ett multifunktionellt studentinformationssystem skall omfatta en bekvämt placerad databasserver som använder antingen UNIX eller Windowsbaserat operativsystem, en applikationsserver för att köra alla applikationer, filservrar för att underhålla alla lagrade filer och svara med applikationsservrar, webbservrar för att tillhandahålla webbgränssnitt till applikationerna, och skrivbordDatorer för inmatning av uppgifter antingen från studenten eller från den administrativa sidan.

Appar

Många studentinformationssystem finns tillgängliga i webbläsar- och appversioner för enkel åtkomst.

Nyckelord

skolledningssystem, informationssystem för skolelever, hanteringssystem för elevinformation, informationssystem för elever, elevhanteringssystem, elevregistersystem, intelligent elevinformationssystem, elevinformationssystem, datoriserat elevinformationssystem, administrativt system och elevinformationssystem online, sis elevinformationssystem, elevinformationssystemledningssystem (SIMS, SIM)