Was ist ein Schülerinformationssystem (SIS)?

Ein Schülerinformationssystem (SIS) ist eine webbasierte Plattform, die Schulen und Hochschulen dabei hilft, Schülerdaten online zu erfassen, um die Verwaltung zu erleichtern und für mehr Klarheit zu sorgen - das ist das Wesentliche.

Das SIS-System ist in der Lage, schulweite Daten online zu sammeln, so dass sie für Lehrer, Eltern, Schüler und Verwaltungsangestellte leicht zugänglich sind. Dazu gehören persönliche Schülerinformationen, Noten, Aufzeichnungen über Tests, Anwesenheit, Beurteilungsleistungen und vieles mehr.

Im Wesentlichen ermöglicht ein SIS der Schule, Datenpunkte für viele Bereiche an einem Ort zu sammeln, so dass es einfach ist, den Fortschritt und die Leistung zu verfolgen.

Um das klarzustellen, sprechen wir hier von einem SIS, das auch als Student Management System (SMS), Student Information Management System (SIMS) oder Student Records System (SRS) bezeichnet werden kann - allesamt geschaffen, um Aufzeichnungen digital zu führen.

Diese Systeme können innerhalb einer Schule für Schülerdaten oder Informationen über die Schule als Ganzes verwendet werden. Die Plattformen können aber auch für die Verwaltung mehrerer Einrichtungen im gesamten Bezirk eingesetzt werden, um beispielsweise einen besseren Überblick über den Vergleich der Schulen in Bezug auf ganz bestimmte Kennzahlen zu erhalten.

Der Vorteil eines SIS gegenüber einem herkömmlichen WebCT, SCT Campus Pipeline, Jetspeed oder Blackboard besteht darin, dass diese Online-Plattform die Möglichkeit bietet, Daten, die andernfalls über mehrere Standorte verteilt wären, an einem einzigen, leicht zugänglichen Ort zu speichern.

Wozu dient ein Schülerinformationssystem (SIS)?

Ziele von Studenteninformationssystemen

Das Studenteninformationssystem ist eine Ressource, die den Studenten eine Selbstbedienungslösung für die Erledigung ihrer Verwaltungsaufgaben an einem Ort bietet, aber auch die Lehrkräfte und das Personal unterstützt, indem es zur Vereinfachung und Integration von Arbeitsabläufen beiträgt.

Da das SIS als digitale Dropbox genutzt werden kann, ist es ideal für Eltern, die Informationen über ihr Kind abrufen, mit der Schule kommunizieren und sogar Zahlungen leisten möchten.

Die Möglichkeit, Datenformate zwischen den Abteilungen zu standardisieren, bedeutet eine einheitlichere und klarere Datenanzeige auf einen Blick, was letztlich Zeit spart. Datenintegrität, Datenschutz und Sicherheit können in einer Umgebung mit offenem Zugang geschützt werden.

Was die Schülerdaten betrifft, so bietet ein SIS eine hohe Effizienz, da alle Daten automatisch organisiert und gespeichert werden, so dass sie bei Bedarf leicht zugänglich sind.

Da die Plattform cloudbasiert ist, kann sie je nach Bedarf neu konfiguriert werden, um sicherzustellen, dass sie mit einer Einrichtung mitwächst. Die meisten SIS bieten offene Schnittstellen und die Integration mit anderen Campus-Anwendungen und Datenbanksystemen, was die Nutzung erleichtert.

Was sind die Merkmale eines Schülerinformationssystems (SIS)?

Die grundlegendste Funktion eines SIS ist die Speicherung von Informationen. Das bedeutet, dass alle Daten an einem Ort für Schüler, Lehrer und Eltern zugänglich sind. Es können Berichte über alles Mögliche erstellt werden, von der Anzahl der Schüler vor Ort bis zum Notendurchschnitt in einer bestimmten Klasse.

Für Kinder und Jugendliche gibt es elternspezifische Portale, die es den Erziehungsberechtigten ermöglichen, auf Informationen über ihre Schüler zuzugreifen. So können sie die Anwesenheit, die akademische Planung, das Verhalten usw. einsehen und mit den Lehrern kommunizieren. An Universitäten ist dies in ähnlicher Weise nützlich, um die private Kommunikation zwischen Studenten und Dozenten zu ermöglichen.

Die Verwaltung der Studenten wird durch ein Studenteninformationssystem vereinfacht: Die Überwachung der Fortschritte der Studenten und die Aktualisierung der Profile erfolgt oft in Echtzeit.

Eine Besonderheit des SIS ist die Zusammenführung von sonst getrennten Abteilungen, die Informationen, Daten und Ressourcen an einem universell zugänglichen Ort zur Verfügung stellen und so eine offene Kommunikation innerhalb der Institution ermöglichen.

Da die gesamte Datenspeicherung und -verarbeitung in der Cloud erfolgt, ist sie besonders sicher. Die Einrichtung ist oft einfacher, der Zugang ist umfassender, der technische Support ist sofort verfügbar und Anpassungen an Veränderungen sind leichter möglich.

Auch Rechnungen und Zahlungen können über das System abgewickelt werden: Eltern oder Schüler können Rechnungen erhalten, Zahlungen können getätigt werden, und die Schule kann alles von einem Ort aus einsehen und kontrollieren.

Wie kann eine Zulassungsstelle ein Studenteninformationssystem (SIS) nutzen?

Die Zulassung ist einer der besten Bereiche, in denen ein Studenteninformationssystem für mehr Effizienz sorgen kann. Der gesamte Immatrikulationsprozess kann in einem System verfolgt werden, von der ersten Anfrage bis zur Zulassung und Immatrikulation. Eine Einrichtung kann zum Beispiel eine automatische Antwortfunktion nutzen, um auf Anfragen von Studenten mit einer Auswahl von Standardantworten zu antworten und so Verwaltungszeit zu sparen.

Diese Datenbank, die während des Zulassungsverfahrens aufgebaut wird, kann verwendet werden, um Zulassungsschreiben oder Bedauernsschreiben an diese potenziellen Studenten zu senden.

Für die Schüler, die Informationen eingeben, speichert das System alle Haupt- und Wahlfächer, die dann später zur automatischen Erstellung von Fächerklassen und Aufgaben für die Lehrer verwendet werden.

In den meisten Fällen kann ein zentrales e-Advising-System eine Voranmeldung an die Studierenden senden. Ein Weblink kann Zugang zu einem kompletten akademischen Planungsnetzwerk bieten, das Informationen über verschiedene Studiengänge, Kurse, Gebührenstrukturen, weitere Fortschritte und andere Beschäftigungsmöglichkeiten enthält.

Details wie z. B. Studenten, die eine Unterkunft in einem Universitätsszenario suchen, werden für die Zuweisung von Zimmern getrennt aufbewahrt.

Wie kann ein Schülerinformationssystem (SIS) für die zentrale Buchhaltung und Rechnungsstellung genutzt werden?

Eine der besten Möglichkeiten der Integration mit einem Studenteninformationssystem ist die Rechnungsstellung und Buchhaltung. Auch diese wird in den Verwaltungsprozess einbezogen, so dass die meisten Prozesse automatisiert werden können. Das wiederum bedeutet Zeit- und Geldersparnis.

Buchhaltungsfunktionen wie die Führung eines Hauptbuchs, die Rechnungsstellung für Studenten, alle Details zu Verbindlichkeiten und Forderungen sowie Details zur Projektfinanzierung und Buchhaltung.

Die in das System integrierte automatische Kontaktverwaltungssoftware ermöglicht systematische, regelmäßige Mails mit Details über alle von Studenten gezahlten oder noch nicht gezahlten Gebühren. Die gemeinsam genutzte Datenbank liefert Details zu College-, Wohnungs- oder anderen Gebührenforderungen aus einer einzigen Quelle für eine einfache Nachverfolgung und zukünftige Prüfung.

Diese Systeme spielen eine wichtige Rolle bei der Beantragung von Finanzhilfen für die Weiterbildung von Studenten. Informationen wie die verschiedenen Möglichkeiten der finanziellen Unterstützung, die insgesamt verfügbaren Mittel, die Mittelzuweisung und die eingegangenen Anträge mit den Kriterien für die Förderungswürdigkeit ermöglichen es dem Systemmodul, einen Antrag effizient zu prüfen und eine Beihilfe zu gewähren. Die Systeme können sogar so programmiert werden, dass sie die regelmäßigeund rechtzeitige Verteilung der Finanzhilfe.

Welche anderen Verwaltungsprozesse können in ein Schülerinformationssystem (SIS) integriert werden?

Überwachung studentenbezogener Aktivitäten

Eine vollständige Aufzeichnung der Anwesenheits- und Abwesenheitsdaten der Studenten wird im System gespeichert. Die Erinnerungsfunktion des Systems informiert die Leitung der Einrichtung über Unregelmäßigkeiten bei den Anwesenheits- oder Abwesenheitsdaten, damit weitere Maßnahmen ergriffen werden können. Dieses System bietet eine vollständige Nachverfolgung aller Disziplinaraufzeichnungen der Studenten. Mit entsprechenden Eingaben bietet es eine einfache Nachverfolgung von schlechten Elementen anDas Studenteninformationssystem erleichtert die Aufzeichnung aller Details der Kommunikation mit den Studenten zur regelmäßigen Nachverfolgung und späteren Verwendung.

Einfache Terminierung von Untersuchungen

Die Planung von Prüfungsterminen lässt sich mit einem Studenteninformationssystem leicht bewerkstelligen, das vor der Bekanntgabe der Prüfungstermine alle Details wie die Verfügbarkeit von Lehrkräften und die Fertigstellung des für das Semester festgelegten Lehrplans abgleicht. Es können Einzelheiten über die Aufzeichnungen aller schriftlichen Prüfungen, die Bewertungen der Arbeiten, die angebotenen Noten und die von den Studenten erzielten Lernfortschritte erfasst werden.zum leichten Auffinden.

Kommunikation mit Eltern, Lehrern und Verwaltungsangestellten

Die Schülerinformationssysteme sind in das Elternportal integriert, so dass die Schülerinformationen und das Feedback regelmäßig aktualisiert werden können. Die fortschrittlichen Systeme ermöglichen die Einrichtung eines Benutzernamens und eines Passworts für den geschützten Zugang zu diesen Informationen. Die Echtzeitverfügbarkeit aller schülerbezogenen Informationen wie Anwesenheit, Noten in Semesterprüfungen sowie Klassen- und PrüfungsergebnisseStundenpläne ermöglicht es Eltern, Lehrern und Verwaltern, über die Webschnittstelle zu interagieren, um die Leistungen der Schüler zu verbessern.

Vermittlung von Finanzhilfen

Gegenwärtig spielen computergestützte Studenteninformationssysteme eine wichtige Rolle bei der Beantragung von Finanzhilfen für die Weiterbildung. Mit allen gesammelten Details, wie z. B. verschiedenen Finanzhilfemöglichkeiten, der Gesamtverfügbarkeit der Mittel, der Mittelzuweisung, den eingegangenen Anträgen und den Förderkriterien, kann das Systemmodul die Anträge prüfen und die Beihilfen in kürzerer Zeit zuweisen.Auf der Grundlage der eingegebenen Daten sorgt das System sogar für eine regelmäßige und rechtzeitige Verteilung der Finanzhilfe.

Verwaltung der Vermittlungsdienste

In den Studenteninformationssystemen werden alle Studenten erfasst, die für ein Teilzeitpraktikum in Frage kommen, um die Ausbildungskosten zu ergänzen. Die Lohnbuchhaltung der Hochschule ermittelt die verfügbaren Stellen innerhalb der Universität und ermutigt die Studenten, sich dafür zu bewerben. Auch bei der Vermittlung von Praktikumsplätzen für Studenten im letzten Studienjahr werden die verfügbaren umfassenden Angaben inDie in den Studentenakten enthaltenen Informationen werden an potenzielle Arbeitgeber geschickt, die einen Campus-Placement-Service anbieten.

Was sind einige der üblichen Funktionen und Merkmale eines Schülerinformationssystems (SIS)?

Studenteninformationssysteme weisen im Allgemeinen folgende Merkmale auf:

- Da alle Anwendungen vordefiniert sind, müssen nur die erforderlichen Felder ausgefüllt werden; Mehrfacheingaben auf dem Bildschirm werden vermieden, um die Arbeit zu erleichtern.

- Konzipiert für große Datenmengen und den gleichzeitigen Zugriff durch mehrere Benutzer.

- Alle erforderlichen Details wie Zulassungsinformationen, Kurs und Lehrplan, Konto oder Gebühren sind indiziert und klassifiziert, um den Zugang zu erleichtern.

- Einfach zu entschlüsselnde Berichtsfunktionen und Analysen für Einzelpersonen und Abteilungen, um die Erstellung von Echtzeitberichten und individuellen Berichten zu erleichtern.

- Flexibler Betrieb mit leicht zu ändernden Betriebs- oder Verarbeitungseinstellungen, die auf die aktuellen Anforderungen abgestimmt sind.

- Einfache Integration mit den anderen bereits vorhandenen Modulen; bietet auch Einfallsreichtum bei der Integration.

- Fähigkeit zur Unterstützung aller Arten von Genehmigungsanträgen und zur Erstellung ordnungsgemäßer Benachrichtigungen für alle Sanktionen; unterstützt auch alle Formen elektronischer Signaturen für die Gültigkeit von Dokumenten.

- Einfache Eingabe von Informationen in das System, wobei sogar stapelweise Uploads aus verschiedenen Abteilungen unterstützt werden, um das System mit aktuellen Informationen auf dem neuesten Stand zu halten; solche Uploads können sogar von Desktop-Benutzern durchgeführt werden.

- Die Benutzereinstellungen ermöglichen es den Benutzern, den Druck eines Dokuments zuzulassen oder es in elektronischer Form aufzubewahren; die Benutzer haben auch die Möglichkeit, ihre Systemeinstellungen zu aktualisieren, während das System alle derartigen Änderungen, die für die Aufzeichnungen verwaltet werden, aufzeichnet.

- Skalierbarkeit, um eine einfache Neukonfiguration des Systems zu ermöglichen, die eine Ausweitung der Datenbeschaffung sowie die Einführung weiterer Nutzer erlaubt.

- Kann digitale Bilder, Videos und andere relevante Multimedia-Inhalte speichern.

- Ein zuverlässiges Sicherheitssystem erlaubt nur bestimmten Benutzern den Zugriff auf alle Systemfunktionen; es bietet verschiedene Sicherheitsstufen, um den Zugriff auf undefinierte Benutzer einzuschränken, und die von anderen Quellen erhaltenen Informationen werden einer Sicherheitsüberprüfung unterzogen.

Andere Dinge, die man über ein Studenteninformationssystem wissen sollte

Anforderungen an die Systeme

Die typische Computerarchitektur eines multifunktionalen Studenteninformationssystems umfasst einen günstig gelegenen Datenbankserver, der entweder ein UNIX- oder ein Windows-basiertes Betriebssystem verwendet, einen Anwendungsserver, auf dem alle Anwendungen ausgeführt werden, Filerserver, die alle gespeicherten Dateien verwalten und mit den Anwendungsservern kommunizieren, Webserver, die eine Webschnittstelle zu den Anwendungen bereitstellen, und DesktopComputer für die Eingabe von Daten entweder von Seiten des Schülers oder von Seiten der Verwaltung.

Apps

Viele Studenteninformationssysteme sind in Browser- und App-Versionen verfügbar, um den Zugang zu erleichtern.

Schlüsselwörter

Schulverwaltungssystem, Schülerinformationssysteme, Schülerinformationsmanagementsystem, Schülerinformationssysteme, Schülerverwaltungssystem, intelligentes Schülerinformationssystem, Schülerinformationssystem, computergestütztes Schülerinformationssystem, Online-Verwaltungs- und Schülerinformationssystem, sis-Schülerinformationssystem, SchülerinformationVerwaltungssystem (SIMS, SIM)