Ce este un sistem de informații pentru elevi (SIS)?

Un sistem de informații pentru elevi, sau SIS, este o platformă web care ajută școlile și colegiile să introducă online datele elevilor pentru o gestionare mai ușoară și o mai bună claritate. Aceasta este cea mai elementară metodă.

Sistemul SIS este capabil să colecteze online date la nivelul întregii școli, astfel încât acestea să poată fi accesate cu ușurință de profesori, părinți, elevi și administratori, inclusiv informații personale ale elevilor, note, înregistrări ale testelor, prezență, performanțe de evaluare și multe altele.

În esență, un SIS permite școlii să creeze puncte de date pentru o mulțime de domenii într-un singur loc, astfel încât să fie ușor de urmărit progresul și performanța.

Pentru a fi clar, vorbim aici despre un SIS, care poate fi împărțit și în Student Management System (SMS), Student Information Management System (SIMS) sau Student Records System (SRS) - toate create pentru a ajuta la păstrarea înregistrărilor în format digital.

Aceste sisteme pot fi utilizate în cadrul unei școli pentru date despre elevi sau informații despre școală în ansamblu, dar platformele pot fi folosite și pentru a gestiona mai multe instituții la nivel de district, de exemplu, pentru a obține o imagine mai clară a modului în care școlile se compară în funcție de parametri foarte specifici.

Cheia unui SIS, în comparație cu un sistem mai tradițional WebCT, SCT Campus Pipeline, Jetspeed sau Blackboard, este că această platformă online permite ca datele care altfel ar putea fi răspândite în mai multe locații să fie disponibile într-un singur loc ușor accesibil.

La ce servește un sistem de informații pentru elevi (SIS)?

Obiectivele sistemelor de informare a studenților

Sistemul de informații pentru studenți este o resursă care oferă o soluție de autoservire pentru ca studenții să își îndeplinească sarcinile administrative într-un singur loc. În egală măsură, acesta poate sprijini facultatea și personalul prin simplificarea și integrarea proceselor de lucru.

Deoarece SIS poate fi folosit ca un dropbox digital, este ideal pentru părinții care doresc să acceseze informații despre copilul lor, să comunice cu școala și chiar să facă plăți.

Capacitatea de a standardiza formatele de date între divizii înseamnă o citire mai unificată și mai clară a datelor dintr-o singură privire, ceea ce înseamnă în cele din urmă economie de timp. Integritatea, confidențialitatea și securitatea datelor pot fi protejate într-un mediu cu acces deschis.

În ceea ce privește dosarele elevilor, un SIS oferă o eficiență ridicată, deoarece toate datele sunt organizate și stocate automat pentru a fi ușor de accesat ori de câte ori este nevoie.

Deoarece platforma este bazată pe cloud, poate fi reconfigurată în funcție de necesități pentru a se asigura că se dezvoltă odată cu instituția. Majoritatea SIS-urilor oferă interfețe deschise și integrare cu alte aplicații și sisteme de baze de date din campus, ceea ce facilitează utilizarea.

Care sunt caracteristicile unui sistem de informații pentru elevi (SIS)?

Stocarea informațiilor este ceea ce face un SIS la modul cel mai elementar. Aceasta înseamnă că înregistrările sunt consolidate într-un singur loc pentru a fi accesate de elevi, profesori și părinți. Se pot crea rapoarte despre orice, de la câți elevi sunt în localitate până la media generală la o anumită clasă.

În cazul K-12, există portaluri specifice pentru părinți care permit tutorilor să acceseze informații despre elevii lor. Acest lucru le permite să vadă prezența, planificarea academică, comportamentul și multe altele, precum și să comunice cu profesorii. În cazul universităților, acest lucru este util într-un mod similar pentru a permite studenților și profesorilor să comunice în privat.

Administrarea studenților este facilitată de un sistem informațional pentru studenți. Monitorizarea progresului studenților și actualizarea profilurilor se face adesea în timp real.

Reunirea departamentelor, altfel izolate, este o caracteristică specială a SIS, care este capabilă să plaseze informațiile, datele și resursele într-un loc universal accesibil. Acest lucru permite o comunicare deschisă în cadrul unei instituții.

Deoarece toate aceste date sunt stocate și gestionate în cloud, sunt foarte sigure. Configurarea este adesea mai ușoară, accesul este mai larg, asistența tehnică este imediată, iar adaptările la schimbări sunt mai ușor de realizat.

De asemenea, sistemul se poate ocupa de facturare și plăți. Părinții sau elevii pot fi facturați, plățile pot fi efectuate, iar școala poate vedea și controla totul dintr-un singur loc.

Cum poate un departament de admitere să utilizeze un sistem de informații pentru studenți (SIS)?

Admiterea este unul dintre cele mai bune domenii în care un sistem de informații pentru studenți poate crea o mai bună eficiență. Întregul proces de înscriere poate fi urmărit într-un singur sistem, de la cererea inițială până la acceptare și înscriere. De exemplu, o instituție poate folosi o funcție de răspuns automat pentru a răspunde la întrebările studenților cu o selecție de răspunsuri standard - economisind timp administrativ.

Această bază de date, care este construită în timpul procesului de admitere, poate fi utilizată pentru a trimite scrisori de admitere sau scrisori de regrete acestor potențiali studenți.

În cazul elevilor care introduc informații, sistemul va stoca toate opțiunile de materii principale și opționale, care vor fi utilizate ulterior pentru a crea automat clase de materii și sarcini pentru profesori.

În cele mai multe cazuri, un sistem centralizat de e-Advising poate trimite studenților o notificare de preînscriere. Un link web poate oferi acces la o rețea completă de planificare academică, care include informații despre diverse programe, cursuri, structuri de taxe, progrese ulterioare și alte oferte de angajare.

Detaliile, cum ar fi studenții care solicită cazare în cadrul unei universități, sunt păstrate separat pentru atribuirea camerelor.

Cum poate fi folosit un sistem informațional pentru studenți (SIS) pentru contabilitate și facturare centralizată?

Una dintre modalitățile excelente de integrare cu ajutorul unui sistem informațional pentru studenți este facturarea și contabilitatea. Acestea sunt, de asemenea, integrate în procesul administrativ, permițând automatizarea majorității proceselor. Acest lucru înseamnă, încă o dată, economisirea de timp și bani.

Funcțiile de contabilitate, inclusiv menținerea unui registru general, facturarea studenților, toate detaliile de plătit și de primit, precum și finanțarea proiectelor și detaliile contabile.

Software-ul de gestionare automată a contactelor încorporat în sistem permite trimiterea sistematică și regulată de e-mailuri cu detalii despre orice taxă plătită sau neplătită încă de către studenți. Baza de date partajată oferă detalii despre colegiu, locuințe sau orice altă taxă de primit dintr-o singură sursă pentru o urmărire ușoară și pentru audituri viitoare.

Aceste sisteme joacă un rol vital în sprijinirea studenților merituoși în solicitarea de ajutor financiar pentru educație continuă. Informațiile, cum ar fi diferitele oportunități de ajutor financiar, disponibilitatea totală a fondurilor, alocarea bugetului și cererile primite cu criteriile de eligibilitate, permit modulului de sistem să verifice eficient o cerere și să aloce ajutorul. Sistemele pot fi chiar programate pentru a asigura periodicitateași distribuirea la timp a ajutorului financiar.

Ce alte procese administrative pot fi integrate în cadrul unui sistem de informații pentru studenți (SIS)?

Monitorizarea activităților legate de studenți

În sistem este stocată o evidență completă a prezenței studenților și a detaliilor de concediu. Opțiunea de reamintire din sistem informează conducerea instituției cu privire la neregulile din detaliile de prezență sau de concediu pentru acțiuni ulterioare. Acest sistem oferă o urmărire completă a tuturor înregistrărilor disciplinare ale studenților. Cu intrări adecvate, oferă o urmărire ușoară a elementelor rele pentru asă mențină disciplina instituțională. Sistemul de informare a studenților facilitează înregistrarea tuturor detaliilor de comunicare cu studenții pentru o urmărire regulată și o utilizare viitoare.

Programarea ușoară a examinărilor

Programarea datelor de examinare poate fi gestionată cu ușurință de un sistem de informare a studenților. Acesta corelează toate detaliile, cum ar fi disponibilitatea profesorilor și finalizarea programei de carte stabilită pentru semestrul respectiv, înainte de a anunța datele de examinare. Pot fi înregistrate detalii despre înregistrările tuturor examenelor scrise, aprecierile asupra lucrărilor, notele sau calificativele oferite și progresul educațional făcut de studențipentru o recuperare ușoară.

Comunicarea cu părinții, profesorii și administratorii

Sistemele de informare a elevilor sunt integrate cu portalul părinților pentru actualizarea periodică a informațiilor legate de elevi și a feedback-ului. Sistemele avansate permit crearea unui nume de utilizator și a unei parole pentru accesul protejat la aceste informații. Disponibilitatea în timp real a tuturor informațiilor legate de elevi, cum ar fi prezența, notele sau notele obținute la examenele trimestriale, precum și clasa și examenulorarele permite părinților, profesorilor și administratorilor să interacționeze cu ajutorul interfeței web pentru a îmbunătăți performanțele elevilor.

Organizarea ajutorului financiar

În prezent, sistemele informatizate de informare a studenților joacă un rol vital în sprijinirea studenților merituoși în solicitarea de ajutor financiar pentru continuarea studiilor. Cu toate detaliile compilate, cum ar fi diferitele oportunități de ajutor financiar, disponibilitatea totală a fondurilor, alocarea bugetului, cererile primite cu criteriile de eligibilitate, modulul sistemului poate verifica cererile și poate aloca ajutorul într-un timp mai scurt.Pe baza datelor furnizate, sistemul dispune chiar și distribuirea periodică și la timp a ajutorului financiar.

Gestionarea serviciilor de plasament

Sistemele de management al informațiilor studențești țin evidența tuturor studenților eligibili pentru servicii de plasament cu jumătate de normă pentru a suplimenta cheltuielile educaționale. Departamentul instituțional de salarizare identifică posturile disponibile în cadrul universității și încurajează studenții să aplice pentru acestea. În mod similar, în timp ce se organizează servicii de plasament pentru studenții din anii terminali, detaliile complete disponibile îndin sistemele de evidență a studenților sunt trimise unor potențiali angajatori care oferă servicii de plasare în campus.

Care sunt unele dintre capacitățile și caracteristicile comune ale unui sistem de informații pentru elevi (SIS)?

Sistemele de informare a studenților au, în general, următoarele caracteristici:

- Oferă o interfață ușor de utilizat pentru orice utilizator normal. Deoarece toate aplicațiile sunt predefinite, detaliile trebuie doar completate în câmpurile de informații necesare; se evită intrările multiple pe ecran pentru ușurința de lucru.

- Conceput pentru a susține cantități mari de date și accesul simultan al mai multor utilizatori.

- Toate detaliile necesare, cum ar fi informații despre admitere, curs și programă, cont sau taxă, care sunt indexate și clasificate pentru un acces ușor.

- Funcții de raportare și analiză ușor de descifrat, atât pentru persoane, cât și pentru departamente, pentru a facilita generarea de rapoarte în timp real și de rapoarte personalizate.

- Flexibil pentru a funcționa în mai multe moduri, cu setări de operare sau de procesare ușor de schimbat, în ton cu cerințele actuale.

- Integrare ușoară cu celelalte module deja existente; de asemenea, oferă ingeniozitate în timpul integrării.

- Capacitatea de a susține toate tipurile de solicitări de aprobări și de a genera notificări adecvate pentru toate sancțiunile; de asemenea, susține toate formele de semnături electronice pentru validitatea documentelor.

- Introducerea cu ușurință a informațiilor în sistem, permițând chiar și încărcarea pe loturi din diferite secțiuni pentru a menține sistemul la zi cu informațiile actuale; aceste încărcări pot fi efectuate chiar și de către utilizatorii de birou.

- Preferințele utilizatorilor permit utilizatorilor să permită tipărirea unui document sau păstrarea acestuia în format electronic; utilizatorii au, de asemenea, posibilitatea de a-și actualiza preferințele sistemului, în timp ce sistemul păstrează o evidență a tuturor acestor modificări administrate pentru înregistrări.

- Scalabilitate pentru a permite reconfigurarea ușoară a sistemului, permițând extinderea sursei de date, precum și introducerea mai multor utilizatori.

- Poate stoca imagini digitale, clipuri video și alte conținuturi multimedia relevante.

- Un sistem de securitate fiabil permite doar utilizatorilor desemnați să acceseze toate capacitățile sistemului; oferă diferite niveluri de securitate pentru a restricționa accesul utilizatorilor nedefiniți, iar informațiile primite din alte surse sunt supuse scanărilor de securitate.

Alte lucruri pe care trebuie să le știți despre un sistem de informații pentru studenți

Cerințe de sistem

Arhitectura informatică tipică a unui sistem informațional multifuncțional pentru elevi trebuie să includă un server de bază de date amplasat convenabil, care utilizează fie UNIX, fie un sistem de operare bazat pe Windows; un server de aplicații pentru a rula toate aplicațiile; servere de fișiere pentru a menține toate fișierele stocate și pentru a răspunde cu serverele de aplicații; servere web pentru a oferi o interfață web pentru aplicații; și un desktopCalculatoare pentru a introduce detalii, fie de la student, fie de la partea administrativă.

Aplicații

Multe dintre sistemele de informare a studenților sunt disponibile în versiuni pentru browser și aplicații, pentru a facilita accesul.

Cuvinte cheie

sistem de management școlar, sisteme de informare a elevilor, sistem de management al informațiilor despre elevi, sisteme de informare a elevilor, sistem de management al elevilor, sistem de evidență a elevilor, sistem inteligent de informare a elevilor, sistem de informare a elevilor, sistem informatic de informare a elevilor, sistem de informare administrativă și de informare a elevilor online, sistem de informare a elevilor sis, informații despre elevisistem de management (SIMS, SIM)