Hvad er et elevinformationssystem (SIS)?

Et Student Information System, eller SIS, er en webbaseret platform, der hjælper skoler og gymnasier med at føre elevdata online, så de bliver lettere at administrere og mere overskuelige. Det er det mest grundlæggende.

SIS-systemet er i stand til at indsamle data fra hele skolen online, så lærere, forældre, elever og administratorer nemt kan få adgang til dem. Det omfatter personlige elevoplysninger, karakterer, optegnelser over prøver, fremmøde, bedømmelsesresultater og meget mere.

I bund og grund giver et SIS skolen mulighed for at samle datapunkter for mange områder på ét sted, så det er nemt at holde styr på fremskridt og præstationer.

For at gøre det klart, er det et SIS, vi taler om her, som også kan opdeles i et Student Management System (SMS), Student Information Management System (SIMS) eller Student Records System (SRS) - alle skabt til at hjælpe med at føre optegnelser digitalt.

Disse systemer kan bruges inden for en skole til elevdata eller information om skolen som helhed. Men platformene kan også bruges til at styre flere institutioner i hele distriktet, for eksempel for at få et klarere overblik over, hvordan skoler sammenlignes på meget specifikke parametre.

Det vigtigste ved et SIS frem for et mere traditionelt WebCT, SCT Campus Pipeline, Jetspeed eller Blackboard er, at denne onlineplatform gør det muligt at samle data, der ellers ville være spredt over flere steder, på ét let tilgængeligt sted.

Hvad er et elevinformationssystem (SIS) til?

Målsætninger for studieinformationssystemer

Student Information System er en ressource, der tilbyder en selvbetjeningsløsning til studerende, så de kan få deres administrative opgaver udført ét sted. På samme måde kan det understøtte fakultetet og personalet ved at hjælpe med at forenkle og integrere arbejdsprocesser.

Da SIS kan bruges som en digital dropbox, er det ideelt for forældre, der ønsker at få adgang til oplysninger om deres barn, kommunikere med skolen og endda foretage betalinger.

Muligheden for at standardisere dataformater mellem afdelinger betyder en mere ensartet og klar dataudlæsning med et enkelt blik, hvilket i sidste ende sparer tid. Dataintegritet, privatliv og sikkerhed kan alle beskyttes i et miljø med åben adgang.

Når det kommer til elevjournaler, tilbyder et SIS høj effektivitet, da alle data automatisk organiseres og gemmes, så de er nemme at tilgå, når der er brug for dem.

Da platformen er cloud-baseret, kan den omkonfigureres efter behov for at sikre, at den vokser med en institution. De fleste SIS tilbyder åbne grænseflader og integration med andre campus-applikationer og databasesystemer, hvilket gør det nemt at bruge.

Hvad er funktionerne i et elevinformationssystem (SIS)?

Informationslagring er, hvad et SIS gør i sin mest basale form. Det betyder, at alle optegnelser er samlet på ét sted, så elever, lærere og forældre kan få adgang til dem. Der kan laves rapporter om alt, lige fra hvor mange elever der er i lokalerne, til hvilket gennemsnit der er i en given klasse.

I tilfældet med K-12 er der forældrespecifikke portaler, der giver værger adgang til oplysninger om deres studerende. Dette giver dem mulighed for at se fremmøde, akademisk planlægning, adfærd og mere samt at kommunikere med lærere. På universiteter er dette nyttigt på en lignende måde for at give studerende og forelæsere mulighed for at kommunikere privat.

Administrationen af de studerende gøres lettere med et Student Information System. Overvågning af de studerendes fremskridt og opdatering af profiler sker ofte i realtid.

En særlig funktion ved SIS er, at det samler ellers siloopdelte afdelinger og placerer information, data og ressourcer på et universelt tilgængeligt sted. Det giver mulighed for åben kommunikation på tværs af en institution.

Da al denne datalagring og -håndtering er cloud-baseret, er det supersikkert. Opsætningen er ofte nemmere, adgangen er bredere, teknisk support er øjeblikkelig, og det er lettere at tilpasse til ændringer.

Systemet kan også tage sig af fakturering og betaling. Forældre eller elever kan faktureres, betalinger kan foretages, og skolen kan se og kontrollere det hele fra ét sted.

Hvordan kan en optagelsesafdeling bruge et elevinformationssystem (SIS)?

Optagelse er et af de bedste områder, hvor et studieinformationssystem kan skabe bedre effektivitet. Hele optagelsesprocessen kan spores i ét system, fra den første forespørgsel til accept og indskrivning. For eksempel kan en institution bruge en automatisk svarfunktion til at svare på studerendes forespørgsler med et udvalg af standardsvar - hvilket sparer administrativ tid.

Denne database, der opbygges under optagelsesprocessen, kan bruges til at sende optagelsesbreve eller fortrydelsesbreve til de potentielle studerende.

For de elever, der indtaster oplysninger, gemmer systemet alle valg af hovedfag og valgfrie fag. Dette bruges så senere til automatisk at oprette fagklasser og opgaver til lærerne.

I de fleste tilfælde kan et centraliseret e-Advising-system sende en meddelelse om forhåndstilmelding til de studerende. Et weblink kan give adgang til et komplet akademisk planlægningsnetværk, der indeholder oplysninger om forskellige programmer, kurser, gebyrstrukturer, videre fremskridt og andre jobmuligheder.

Detaljer såsom studerende, der søger bolig i et universitetsscenarie, opbevares separat for at tildele værelser.

Hvordan kan et elevinformationssystem (SIS) bruges til centraliseret bogføring og fakturering?

En af de gode måder, hvorpå integration sker ved hjælp af et elevinformationssystem, er med fakturering og regnskab. Dette trækkes også ind i den administrative proces, så de fleste processer kan automatiseres. Det betyder igen, at man sparer tid og penge.

Regnskabsfunktioner, herunder vedligeholdelse af en hovedbog, fakturering til studerende, alle detaljer om gæld og tilgodehavender samt projektfinansiering og regnskabsoplysninger.

Den indbyggede automatiserede kontaktstyringssoftware i systemet muliggør systematiske, regelmæssige mails med detaljer om alle gebyrer, der er betalt eller endnu ikke betalt af studerende. Den delte database giver detaljer om college, bolig eller andre tilgodehavende gebyrer fra en enkelt kilde for nem opfølgning og fremtidig revision.

Disse systemer spiller en afgørende rolle i at hjælpe værdige studerende med at ansøge om økonomisk støtte til efteruddannelse. Oplysninger, såsom forskellige muligheder for økonomisk støtte, samlede tilgængelige midler, budgetallokering og modtagne ansøgninger med berettigelseskriterier, gør det muligt for systemmodulet effektivt at verificere en ansøgning og tildele støtte. Systemer kan endda programmeres til at sikre den periodiskeog rettidig udbetaling af økonomisk støtte.

Hvilke andre administrative processer kan integreres i et elevinformationssystem (SIS)?

Overvågning af elevrelaterede aktiviteter

En komplet oversigt over elevernes fremmøde og orlovsoplysninger gemmes i systemet. Påmindelsesmuligheden i systemet informerer institutionens ledelse om uregelmæssigheder i fremmøde- eller orlovsoplysningerne med henblik på yderligere handling. Dette system tilbyder en komplet opfølgning på alle elevernes disciplinære optegnelser. Med passende input tilbyder det en nem opfølgning på dårlige elementer for atElevinformationssystemet gør det muligt at registrere alle kommunikationsdetaljer med eleverne til regelmæssig opfølgning og fremtidig brug.

Nem planlægning af undersøgelser

Planlægning af eksamensdatoer kan let håndteres af et elevinformationssystem. Det korrelerer alle detaljer såsom tilgængelighed af lærere og færdiggørelse af bogpensum, der er fastsat for semesteret, før eksamensdatoerne annonceres. Detaljer om optegnelser over alle skriftlige eksamener, vurderinger af papirerne, karakterer eller karakterer, der tilbydes, og uddannelsesmæssige fremskridt, som de studerende har gjort, kan registreres.for nem genfinding.

Kommunikation med forældre, lærere og administratorer

Elevinformationssystemer er integreret med forældreportalen for regelmæssig opdatering af elevrelaterede oplysninger og feedback. De avancerede systemer gør det muligt at oprette et brugernavn og en adgangskode for beskyttet adgang til sådanne oplysninger. Realtidstilgængelighed af alle elevrelaterede oplysninger såsom fremmøde, karakterer eller karakterer opnået i terminsprøver og klasse- og eksamensresultater.gør det muligt for forældre, lærere og administratorer at interagere ved hjælp af webgrænsefladen for at forbedre elevernes præstationer.

Organisering af økonomisk støtte

I øjeblikket spiller computerstyrede studieinformationssystemer en vigtig rolle i at hjælpe værdige studerende med at ansøge om økonomisk støtte til efteruddannelse. Med alle de indsamlede detaljer såsom forskellige økonomiske støttemuligheder, samlede tilgængelige midler, budgettildeling, modtagne ansøgninger med berettigelseskriterier, kan systemmodulet verificere ansøgningerne og tildele støtte på kortere tid.På baggrund af de indgivne oplysninger sørger systemet endda for periodisk og rettidig udbetaling af økonomisk støtte.

Håndtering af arbejdsformidling

De studerendes informationsstyringssystemer holder styr på alle de studerende, der er berettigede til deltidspraktik for at supplere uddannelsesudgifterne. Institutionens lønafdeling identificerer de ledige stillinger på universitetet og opfordrer de studerende til at søge dem. På samme måde, når der arrangeres praktik for studerende på sidste år, er de tilgængelige omfattende detaljer iDe studerendes journalsystemer sendes til potentielle arbejdsgivere, der tilbyder campusplaceringstjenester.

Hvad er nogle af de almindelige muligheder og funktioner i et elevinformationssystem (SIS)?

Studieinformationssystemer har generelt følgende funktioner:

- Tilbyder en brugervenlig grænseflade for enhver normal bruger. Da alle applikationer er foruddefinerede, skal detaljer kun udfyldes i de krævede informationsfelter; flere skærminput undgås for at lette arbejdet.

- Designet til at understøtte store mængder data og samtidig adgang for en række brugere.

- Alle de nødvendige detaljer såsom adgangsoplysninger, kursus og pensum, konto eller gebyr, som er indekseret og klassificeret for nem adgang.

- Rapporteringsfunktioner og analyser, der er nemme at afkode for både enkeltpersoner og afdelinger, så det bliver lettere at generere realtidsrapporter og tilpassede rapporter.

- Fleksibel til at fungere på flere måder med let at ændre drifts- eller behandlingsopsætninger, i overensstemmelse med aktuelle krav.

- Nem integration med de andre moduler, der allerede findes; tilbyder også opfindsomhed under integrationen.

- Mulighed for at understøtte alle typer anmodninger om godkendelser og designet til at generere korrekte meddelelser om alle sanktioner; understøtter også alle former for elektroniske signaturer for dokumenters gyldighed.

- Nem indtastning af information til systemet, der endda understøtter batch-uploads fra forskellige sektioner for at holde systemet opdateret med aktuel information; sådanne uploads kan også foretages af desktop-brugere.

- Brugerpræferencer giver brugerne mulighed for at tillade udskrivning af et dokument eller at beholde det i elektronisk format; brugerne har også mulighed for at opdatere deres systempræferencer, mens systemet holder styr på alle sådanne ændringer, der administreres for optegnelserne.

- Skalerbarhed, der gør det nemt at omkonfigurere systemet, så man kan udvide dataindsamlingen og introducere flere brugere.

- Kan gemme digitale billeder, videoer og andet relevant multimedieindhold.

- Et pålideligt sikkerhedssystem giver kun bestemte brugere adgang til alle systemets funktioner; det tilbyder forskellige sikkerhedsniveauer for at begrænse adgangen til udefinerede brugere, og de modtagne oplysninger fra andre kilder underkastes sikkerhedsscanninger.

Andre ting at vide om et elevinformationssystem

Krav til systemer

En typisk computerarkitektur for et multifunktionelt elevinformationssystem skal omfatte en praktisk placeret databaseserver, der bruger enten UNIX eller Windowsbaseret operativsystem; en applikationsserver til at køre alle applikationerne; filservere til at vedligeholde alle de lagrede filer og svare med applikationsservere; webservere til at levere webgrænseflade til applikationerne; og desktopComputere til at indtaste oplysninger enten fra den studerende eller fra den administrative side.

Apps

Mange elevinformationssystemer er tilgængelige i browser- og appversioner for at lette adgangen.

Nøgleord

skoleledelsessystem, skoleelevinformationssystemer, elevinformationsstyringssystem, elevinformationssystemer, elevadministrationssystem, elevregistreringssystem, intelligent elevinformationssystem, elevinformationssystem, computeriseret elevinformationssystem, online administrations- og elevinformationssystem, sis elevinformationssystem, elevinformationledelsessystem (SIMS, SIM)