Qu'est-ce qu'un système d'information sur les étudiants (SIS) ?

Un système d'information sur les étudiants, ou SIS, est une plateforme web qui aide les écoles et les établissements d'enseignement supérieur à mettre en ligne les données relatives aux étudiants afin d'en faciliter la gestion et d'en améliorer la clarté.

Le système SIS est capable de collecter en ligne des données concernant l'ensemble de l'école, afin que les enseignants, les parents, les élèves et les administrateurs puissent y accéder facilement : informations personnelles sur les élèves, notes, relevés d'examens, assiduité, évaluation des performances, etc.

Essentiellement, un SIS permet à l'école de regrouper en un seul endroit des données relatives à de nombreux domaines, de sorte qu'il est facile de suivre les progrès et les performances.

Pour être clair, nous parlons ici d'un SIS, qui peut également se décliner en système de gestion des étudiants (SMS), système de gestion des informations sur les étudiants (SIMS) ou système de gestion des dossiers des étudiants (SRS) - tous créés pour aider à conserver les dossiers sous forme numérique.

Ces systèmes peuvent être utilisés au sein d'une école pour les données relatives aux élèves ou les informations sur l'école dans son ensemble, mais les plateformes peuvent également être utilisées pour gérer plusieurs établissements à l'échelle du district, par exemple, afin d'obtenir une vision plus claire de la manière dont les écoles se comparent à des paramètres très spécifiques.

La clé d'un SIS, par rapport à un système plus traditionnel comme WebCT, SCT Campus Pipeline, Jetspeed ou Blackboard, réside dans le fait que cette plateforme en ligne permet de rassembler en un seul endroit facilement accessible des données qui pourraient autrement être dispersées sur plusieurs sites.

À quoi sert un système d'information sur les étudiants (SIS) ?

Objectifs des systèmes d'information sur les étudiants

Le système d'information des étudiants est une ressource qui offre aux étudiants une solution en libre-service leur permettant d'effectuer leurs tâches administratives en un seul endroit. Il peut également aider le corps enseignant et le personnel en simplifiant et en intégrant les processus de travail.

Comme le SIS peut être utilisé comme une boîte de dépôt numérique, il est idéal pour les parents qui souhaitent accéder aux informations concernant leur enfant, communiquer avec l'école et même effectuer des paiements.

La possibilité de normaliser les formats de données entre les divisions signifie une lecture plus unifiée et plus claire des données en un coup d'œil, ce qui permet de gagner du temps. L'intégrité, la confidentialité et la sécurité des données peuvent toutes être protégées dans un environnement à accès ouvert.

En ce qui concerne les dossiers des étudiants, un SIS offre une grande efficacité car toutes les données sont automatiquement organisées et stockées pour un accès facile à tout moment.

La plupart des SIS offrent des interfaces ouvertes et une intégration avec d'autres applications et systèmes de base de données du campus, ce qui facilite leur utilisation.

Quelles sont les caractéristiques d'un système d'information sur les étudiants (SIS) ?

Le stockage de l'information est la fonction la plus élémentaire d'un SIS. Cela signifie que les dossiers sont regroupés en un seul endroit pour que les étudiants, les enseignants et les parents puissent y accéder. Des rapports peuvent être créés sur n'importe quel sujet, du nombre d'étudiants locaux à la moyenne générale d'une classe donnée.

Dans le cas des écoles primaires et secondaires, il existe des portails spécifiques pour les parents qui permettent aux tuteurs d'accéder aux informations relatives à leurs élèves. Ils peuvent ainsi consulter l'assiduité, le planning scolaire, le comportement, etc. et communiquer avec les enseignants. Dans les universités, ce type de portail est utile de la même manière pour permettre aux étudiants et aux professeurs de communiquer en privé.

L'administration des étudiants est facilitée par un système d'information sur les étudiants. Le suivi des progrès des étudiants et la mise à jour des profils se font souvent en temps réel.

Le SIS a la particularité de rassembler des départements autrement cloisonnés en plaçant les informations, les données et les ressources dans un endroit universellement accessible, ce qui permet une communication ouverte au sein de l'institution.

L'installation est souvent plus facile, l'accès est plus large, l'assistance technique est immédiate et l'adaptation aux changements est plus facile.

La facturation et les paiements peuvent également être pris en charge par le système. Les parents ou les élèves peuvent être facturés, les paiements peuvent être effectués, et l'école peut voir et contrôler tout cela à partir d'un seul endroit.

Comment un service d'admission peut-il utiliser un système d'information sur les étudiants (SIS) ?

Les admissions sont l'un des meilleurs domaines où un système d'information sur les étudiants peut améliorer l'efficacité. L'ensemble du processus d'inscription peut être suivi dans un seul système, de la demande initiale à l'acceptation et à l'inscription. Par exemple, un établissement peut utiliser une fonction de réponse automatique pour répondre aux questions des étudiants avec une sélection de réponses standard, ce qui permet d'économiser du temps administratif.

Cette base de données, constituée au cours du processus d'admission, peut être utilisée pour envoyer des lettres d'admission ou des lettres de refus à ces étudiants potentiels.

Pour les élèves qui saisissent des informations, le système stocke tous les choix de matières principales et optionnelles, ce qui permet ensuite de créer automatiquement des classes de matières et des devoirs pour les enseignants.

Dans la plupart des cas, un système centralisé de conseil en ligne peut envoyer un avis de préinscription aux étudiants. Un lien Internet peut permettre d'accéder à un réseau complet de planification des études qui comprend des informations sur les différents programmes, les cours, les structures tarifaires, les progrès ultérieurs et d'autres possibilités d'emploi.

Les détails concernant les étudiants qui cherchent un logement dans le cadre d'un scénario universitaire sont conservés séparément pour l'attribution des chambres.

Comment un système d'information sur les étudiants (SIS) peut-il être utilisé pour centraliser la comptabilité et la facturation ?

La facturation et la comptabilité constituent l'une des principales possibilités d'intégration offertes par un système d'information sur les étudiants. Elles sont également intégrées au processus administratif, ce qui permet d'automatiser la plupart des processus. Une fois de plus, cela se traduit par un gain de temps et d'argent.

Fonctionnalités comptables comprenant la tenue d'un grand livre, la facturation des étudiants, tous les détails relatifs aux dettes et aux créances, ainsi que les détails relatifs au financement et à la comptabilité des projets.

Le logiciel de gestion automatisée des contacts intégré au système permet d'envoyer des courriers électroniques systématiques et réguliers contenant des informations sur les frais payés ou non par les étudiants. La base de données partagée fournit des informations sur les frais de scolarité, de logement ou autres frais à recevoir à partir d'une source unique, ce qui facilite le suivi et les audits futurs.

Ces systèmes jouent un rôle essentiel en aidant les étudiants méritants à demander une aide financière pour la formation continue. Les informations, telles que les différentes possibilités d'aide financière, la disponibilité totale des fonds, l'allocation budgétaire et les demandes reçues avec les critères d'éligibilité, permettent au module du système de vérifier efficacement une demande et d'attribuer l'aide. Les systèmes peuvent même être programmés pour assurer le suivi périodique des demandes d'aide financière.et la distribution de l'aide financière dans les délais impartis.

Quels autres processus administratifs peuvent être intégrés dans un système d'information sur les étudiants (SIS) ?

Suivi des activités des étudiants

Un registre complet des présences et des congés des étudiants est stocké dans le système. L'option de rappel du système informe la direction de l'institution des irrégularités dans les présences ou les congés pour une action ultérieure. Ce système offre un suivi complet de tous les dossiers disciplinaires des étudiants. Avec des entrées appropriées, il offre un suivi facile des mauvais éléments pourLe système d'information des étudiants facilite l'enregistrement de tous les détails de la communication avec les étudiants en vue d'un suivi régulier et d'une utilisation future.

Programmation aisée des examens

La programmation des dates d'examen peut être facilement gérée par un système d'information sur les étudiants. Il met en corrélation tous les détails tels que la disponibilité des enseignants et l'achèvement du programme de cours fixé pour le trimestre avant d'annoncer les dates d'examen. Les détails concernant les enregistrements de tous les examens écrits, les évaluations des épreuves, les notes ou les grades attribués et les progrès éducatifs réalisés par les étudiants peuvent être enregistrés.pour une récupération facile.

Communiquer avec les parents, les enseignants et les administrateurs

Les systèmes d'information sur les étudiants sont intégrés au portail des parents pour une mise à jour régulière des informations relatives aux étudiants et un retour d'information. Les systèmes avancés permettent la création d'un nom d'utilisateur et d'un mot de passe pour un accès protégé à ces informations. La disponibilité en temps réel de toutes les informations relatives aux étudiants, telles que l'assiduité, les notes obtenues lors des examens trimestriels, les notes de classe et d'examen, est un facteur déterminant de la réussite de l'étudiant.permet aux parents, aux enseignants et aux administrateurs d'interagir à l'aide de l'interface web afin d'améliorer les performances des élèves.

Mise en place d'une aide financière

Actuellement, les systèmes informatisés d'information des étudiants jouent un rôle essentiel en aidant les étudiants méritants à demander une aide financière pour la formation continue. Avec tous les détails compilés tels que les différentes possibilités d'aide financière, la disponibilité totale des fonds, l'allocation du budget, les demandes reçues avec les critères d'éligibilité, le module du système peut vérifier les demandes et attribuer l'aide dans un délai plus court.Sur la base des données fournies, le système organise même la distribution périodique et opportune de l'aide financière.

Gestion des services de placement

Les systèmes de gestion de l'information sur les étudiants recensent tous les étudiants éligibles aux services de placement à temps partiel pour compléter les dépenses d'éducation. Le service des salaires de l'établissement identifie les postes disponibles au sein de l'université et encourage les étudiants à poser leur candidature. De même, lors de l'organisation des services de placement pour les étudiants de dernière année, les détails complets disponibles dans les systèmes de gestion de l'information sur les étudiants sont pris en compte.les systèmes d'enregistrement des étudiants sont envoyés aux employeurs potentiels qui offrent des services de placement sur le campus.

Quelles sont les capacités et les caractéristiques communes d'un système d'information sur les étudiants (SIS) ?

Les systèmes d'information sur les étudiants présentent généralement les caractéristiques suivantes :

- Comme toutes les applications sont prédéfinies, il suffit de remplir les champs d'information requis ; les entrées multiples à l'écran sont évitées pour faciliter le travail.

- Conçu pour prendre en charge de grandes quantités de données et un accès simultané par un certain nombre d'utilisateurs.

- Tous les détails nécessaires, tels que les informations sur l'admission, les cours et les programmes, les frais de scolarité, sont répertoriés et classés pour un accès facile.

- Des fonctions de reporting et d'analyse faciles à décrypter pour les individus comme pour les départements, afin de faciliter la génération de rapports en temps réel et de rapports personnalisés.

- Souplesse d'utilisation grâce à des configurations d'exploitation ou de traitement faciles à modifier, en fonction des exigences actuelles.

- Facilité d'intégration avec les autres modules existants ; ingéniosité lors de l'intégration.

- Capacité à prendre en charge tous les types de demandes d'approbation et à générer des notifications appropriées pour toutes les sanctions ; prise en charge également de toutes les formes de signatures électroniques pour la validité des documents.

- Facilité de saisie des informations dans le système, permettant même des téléchargements par lots à partir de différentes sections afin de maintenir le système à jour avec les informations actuelles ; ces téléchargements peuvent être effectués même par des utilisateurs d'ordinateurs de bureau.

- Les préférences des utilisateurs leur permettent d'autoriser l'impression d'un document ou de le conserver sous forme électronique ; les utilisateurs ont également la possibilité de mettre à jour leurs préférences système, tandis que le système garde une trace de tous les changements administrés pour les dossiers.

- Évolutivité pour permettre une reconfiguration aisée du système afin d'élargir la source de données et d'introduire davantage d'utilisateurs.

- Peut stocker des images numériques, des vidéos et d'autres contenus multimédias pertinents.

- Un système de sécurité fiable permet uniquement aux utilisateurs désignés d'accéder à toutes les fonctionnalités du système ; il offre différents niveaux de sécurité pour restreindre l'accès aux utilisateurs non définis, et les informations reçues d'autres sources sont soumises à des analyses de sécurité.

Autres choses à savoir sur le système d'information sur les étudiants

Exigences des systèmes

L'architecture informatique type d'un système multifonctionnel d'information sur les étudiants comprend un serveur de base de données bien situé qui utilise un système d'exploitation UNIX ou Windows ; un serveur d'applications pour exécuter toutes les applications ; des serveurs de filtrage pour conserver tous les fichiers stockés et répondre aux serveurs d'applications ; des serveurs Web pour fournir une interface Web aux applications ; et des serveurs de bureau pour les applications de gestion des ressources humaines.Ordinateurs permettant de saisir les données de l'étudiant ou de l'administration.

Applications

De nombreux systèmes d'information pour les étudiants sont disponibles en version navigateur et application, pour en faciliter l'accès.

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